Que fait une adjointe administrative ?

Mis à jour le 18 septembre 2023

En matière de gestion et d'organisation du travail au sein d'une entreprise, ce que fait une adjointe administrative est essentiel. Cette professionnelle accomplit en réalité plusieurs missions de direction et de planification pour éviter le désordre et la surcharge de tâches chez le personnel. Grâce à sa formation et à ses compétences, elle peut être chargée de la gestion des ressources humaines, de la comptabilité, de l'informatique et de l'exécution de plusieurs autres services administratifs. Ainsi, elle jouit d'une polyvalence qui lui permet de soutenir adéquatement les organisations.Dans cet article, vous apprendrez en quoi consiste le travail de l'adjointe administrative. D'abord, vous découvrirez ses missions. Ensuite, nous vous parlerons de son utilité dans une organisation. Pour finir, vous en apprendrez davantage sur sa formation, ses certifications, et ce qu'il faut pour commencer une carrière en tant qu'assistante de direction.
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Quelles sont les missions d'une adjointe administrative?

Une adjointe administrative est une personne spécialisée qui rend des services professionnels à une entreprise en vue de l'aider à bien gérer et organiser ses activités. Tout comme un commis de bureau ou une secrétaire, elle peut se charger des tâches de bureau ainsi que de l'organisation quotidienne au sein d'une entreprise.Les assistantes de direction constituent le point de connexion principal entre les parties internes et externes d'une organisation. Elles prennent sous leur responsabilité la rédaction des messages, la planification des rendez-vous, la gestion des bases de données, la création ainsi que la présentation des rapports de service. Pour exercer sa fonction, l'adjointe utilise avant tout un ordinateur, ce qui lui permet d'effectuer facilement ses nombreuses missions.Même si ses tâches sont diversifiées et varient selon son expérience et sa spécialité, le travail d'une adjointe administrative peut impliquer les activités spécifiques que voici :
  • Acheminer et distribuer le courrier et les courriels entrants;
  • Répondre et joindre des fichiers aux messages entrants tout en corrigeant l'orthographe et la grammaire;
  • Utiliser des ordinateurs pour les feuilles de calcul, le traitement de texte, la gestion de bases de données et d'autres applications;
  • Remplir les formulaires conformément aux procédures de l'entreprise dans laquelle elle travaille;
  • Gérer un agenda complexe de rendez-vous professionnels et personnels ainsi que les déplacements pour plusieurs personnes;
  • Répondre et transférer les appels téléphoniques, transférer les messages de manière appropriée et assurer le suivi des demandes de renseignements;
  • Traiter les correspondances entrantes, les courriels, les mémos, les télécopies et accomplir des missions nécessitant parfois une grande discrétion;
  • Rédiger et relire des rapports et d'autres documents pertinents en lien avec le secteur d'activité de l'entreprise dans laquelle elle travaille. Cette activité peut parfois amener l'adjointe administrative à analyser des données;
  • Faire le suivi des fournitures, commander des fournitures, coordonner des livraisons ainsi que gérer des contrats de fournisseurs.

Que fait une adjointe administrative et pour quelle raison?

L'adjointe administrative s'occupe de la gestion et de l'organisation d'une entreprise en mettant à profit ses études et ses formations professionnelles. Elle assure le fonctionnement efficace du bureau et garantit un bon environnement de travail. Elle détient en effet plusieurs savoir-faire qui lui donnent la possibilité de travailler pour mettre de l'ordre au sein du personnel d'une entreprise et en assurer la cohésion.

Les études d'une adjointe administrative

Pour exercer le métier d'adjointe administrative au Canada, il faut un diplôme d'études secondaires ou un certificat de développement de l'éducation générale. Toutefois, certains postes impliquent plus de diplômes et donc une formation avancée. De plus, certaines organisations exigent des candidats au poste d'adjointe administrative, un baccalauréat et d'autres diplômes universitaires.En général, les employeurs ont l'habitude d'embaucher des candidats spécialisés en communication, en comptabilité et aussi en affaires pour s'occuper de la gestion de leur administration. Il est de ce fait conseillé aux personnes qui aspirent à ce métier, mais qui ne disposent ni de diplômes ni de compétences professionnelles, de suivre une formation pratique. De cette façon, elles pourront acquérir et développer des connaissances en communication organisationnelle, en documentation, en rédaction commerciale, en technologie et en informatique, etc.

Formation professionnelle des adjointes administratives

Il s'agit ici d'une formation basée sur la méthode et la technique. Pour se faire embaucher dans une entreprise, une assistante de direction doit savoir observer les professionnels de l'administration interne comme les chefs de bureau, les ressources humaines. Elle doit également avoir une connaissance technique des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook, Microsoft PowerPoint et Adobe Acrobat pour bien assurer sa fonction.

Quelles sont les compétences qui permettent à une adjointe administrative d'exercer sa fonction?

Si vous vous voulez savoir ce que fait une adjointe administrative, il est essentiel de connaître ses compétences spécifiques. Celles-ci lui permettent d'assurer efficacement les activités de gestion et d'organisation au sein d'une entreprise. Voici les compétences qu'on retrouve couramment chez une assistante de direction.

Organisation

Le sens pratique de l'organisation de cette professionnelle lui donne la capacité de créer des stratégies ainsi que des méthodes pour simplifier la gestion des tâches complexes et de mettre de l'ordre au bureau. L'adjointe administrative se sert de ses compétences organisationnelles pour classer les documents avec précision. Elle filtre les communications entrantes et sortantes et élabore un processus approprié pour s'acquitter de ses responsabilités quotidiennes.

Gestion du temps

Elle comprend la planification d'une série de tâches quotidiennes et la hiérarchisation de certaines responsabilités en fonction des besoins, de la durée d'exécution et des délais. Les adjointes administratives planifient les tâches journalières, hebdomadaires et mensuelles selon les objectifs de l'entreprise. De cette façon, elles parviennent à organiser correctement le travail, les réunions et les déplacements du responsable administratif grâce à une bonne gestion du temps.

Communication écrite

Cela consiste à interpréter des messages écrits et à donner des réponses appropriées. Les compétences rédactionnelles sont nécessaires pour coordonner des événements, des réunions, déléguer des responsabilités et faire des demandes au sein d'une entreprise. Les compétences en communication écrite sont aussi utiles lors de la rédaction commerciale, de la création de messages, de rapports et d'autres documents essentiels pour le fonctionnement d'une organisation. Il est donc recommandé aux professionnelles de l'administration d'avoir d'excellentes aptitudes en grammaire et en relecture afin d'assurer une communication écrite efficace.

Communication verbale

Cette compétence générale reflète le sens du professionnalisme sur le lieu de travail et implique également une écoute active pour comprendre le message d'un locuteur afin de répondre ou de prendre des mesures correctes et de manière appropriée. Les adjointes administratives utilisent la communication verbale lorsqu'elles parlent au téléphone et en personne. Ces professionnelles de la gestion administrative utilisent des indices, tels que le langage corporel et le ton, pour évaluer les interactions et réagir de manière correcte dans les relations humaines.

Adaptabilité

Cette qualité permet aux adjointes administratives d'être non seulement polyvalentes et autonomes, mais aussi de servir une variété de personnalités et d'adapter ses services en fonction des demandes. Elles peuvent anticiper les besoins de nombreux professionnels qu'elles soutiennent et changer de tâche rapidement selon les priorités du moment.

Où travaille une adjointe administrative?

Même si leurs qualités professionnelles sont nécessaires dans tous les secteurs d'activité, très souvent, les assistantes exercent leur métier dans les lieux ci-après :
  • Écoles
  • Hôpitaux
  • Cabinets juridiques et médicaux
  • Agences gouvernementales, etc.
De cette façon, elles peuvent travailler à temps plein dans des bureaux confortables au sein d'une organisation. Cependant, les assistantes virtuelles se chargent, en général, de la gestion administrative à domicile. Elles sont des spécialistes du télétravail.

Comment devenir une adjointe administrative?

Si vous vous intéressez à ce que fait une adjointe administrative et que vous voulez aussi devenir assistante de direction, vous pouvez suivre quelques étapes clés pour y parvenir.

Suivez des formations et obtenez des certifications techniques

Pour embrasser la carrière d'assistante dans une organisation, vous devez d'abord atteindre le niveau d'étude recommandé et cherchez à obtenir des certificats techniques, par exemple en rédaction commerciale ou en gestion de bureau. Vous pouvez également suivre des formations pratiques pour connaître l'utilisation des logiciels comme Word, Excel, etc.À lire également : Formation Excel : développez vos compétences

Ayez une expérience de travail pertinente

Améliorez vos habiletés professionnelles et renforcez vos connaissances dans le domaine de l'assistance administrative, faites des stages, cherchez des postes de bénévoles et occupez-les temporairement. Ainsi, vous approfondirez vos connaissances professionnelles pour gérer efficacement les responsabilités du poste d'adjointe administrative.

Préparez votre CV

Mettez-vous en valeur sur votre CV en prenant soin d'y inscrire votre plus haut niveau d'éducation, vos certifications techniques et vos expériences professionnelles. La section sur l’expérience de travail doit inclure le nom de l'entreprise ou de l'organisation, les dates où vous y avez travaillé et un résumé de vos responsabilités, contributions et réalisations. Lorsque vous avez rédigé votre CV, il ne vous reste plus qu'à déposer votre candidature au poste d'assistante administrative pour tenter de décrocher un emploi.
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