Rédiger un plan d'action pour mener vos projets à terme

Mis à jour le 14 octobre 2023

Quel que soit le domaine dans lequel on travaille, quand on se lance dans un nouveau projet, il est important d'établir un plan d'action. Cette manière de s'organiser permet de mettre toutes les chances de son côté pour atteindre ses objectifs. Suivez ces étapes pour apprendre comment élaborer ce document qui vous guidera tout au long de votre projet et vous aidera ainsi à le réaliser.
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Qu'est-ce qu'un plan d'action?

Que ce soit dans le cadre d'un projet professionnel ou personnel, le plan d'action est un outil permettant d'organiser les ressources humaines, matérielles, financières et temporelles.Il s'agit d'un document écrit dans lequel on retrouvera l'ensemble des tâches nécessaires à la réalisation d'un projet. Plusieurs éléments y seront indiqués, notamment : un calendrier précis, les personnes responsables de chaque tâche, la durée prévue pour chacune d'entre elles ainsi que les ressources financières ou matérielles qu'elles nécessitent. En résumé, un plan d'action est une sorte de recette qui vous permettra, étape par étape, de donner vie à votre projet.

Les avantages du plan d'action

Écrire votre plan d'action vous permettra à terme de réaliser des économies de temps. Voici les principaux avantages du plan d'action :
  • Éviter les oublis : une liste claire des tâches à effectuer évite d'oublier quoi que ce soit lors de la réalisation du projet. Ainsi, vous ne prendrez pas de retard à cause d'une étape laissée de côté par inadvertance qui pourrait vous empêcher d'avancer sur les autres aspects de votre projet.
  • Anticiper les problèmes : s'il est écrit avec rigueur, votre plan d'action devrait vous permettre d'anticiper certaines des difficultés que vous pourriez rencontrer en chemin. Un manque de ressources pour telle tâche, un délai trop serré pour une autre… En mettant sur papier ces problèmes éventuels et en leur prévoyant des solutions, vous n'aurez qu'à suivre votre plan si ces derniers devaient survenir.
  • Optimiser les ressources à votre disposition : si vous travaillez en équipe, votre plan d'action vous aidera à répartir les tâches à effectuer de façon équitable et en tenant compte des compétences de chacun. De plus, organiser visuellement les échéances de chacune des tâches permet de plus facilement s'ajuster en cours de route en tenant compte des tâches prioritaires à un moment donné.

Établir un plan d'action étape par étape

Voici un guide pratique que vous pouvez suivre étape par étape pour rédiger votre propre plan d'action.

1. Définissez votre projet

Commencez par noter absolument toutes vos idées. Que votre projet soit professionnel ou personnel, c'est le moment d'écrire tout ce qui vous passe par la tête. L'objectif final, les actions à entreprendre pour y arriver, vos inquiétudes, mais aussi vos envies et les valeurs que vous tenez à respecter… Vous pouvez également noter les obligations comme une date de remise, la qualité à atteindre à la fin de votre projet ou encore le budget à respecter. Surtout, n'ayez pas peur d'écrire trop. Il sera toujours temps de faire le tri à l'étape suivante.

2. Définissez vos objectifs et vos tâches

Prenez votre temps pour ensuite définir l'ensemble des objectifs de votre projet et les différentes tâches à effectuer pour y parvenir. En vous appuyant sur tout ce que vous avez noté lors de votre « tempête d'idées », il sera plus facile pour vous d'établir chaque étape. Classez-les ensuite dans l'ordre chronologique dans lequel elles doivent être effectuées.

3. Rédigez les objectifs associés à chacune des tâches

La manière de rédiger ces tâches et objectifs est aussi très importante et vous devrez y porter une attention particulière. Une façon de procéder est de suivre la méthode « SMART ». Cette méthode a pour but de vous aider à établir des objectifs réalisables et mesurables. Chacune des lettres de l'acronyme correspond aux conditions que doivent respecter vos objectifs :
  • Spécifique : votre objectif doit être énoncé clairement et être spécifique à la personne qui devra le réaliser. Par exemple, si vous souhaitez augmenter vos ventes, vous pourriez établir un seuil à atteindre comme accroître les ventes de 20 %.
  • Mesurable : pour déterminer si vous avez atteint ou non votre objectif, vous devez le formuler de sorte qu'il soit mesurable. Si votre objectif est d'augmenter vos ventes, créez un rapport des ventes hebdomadaire ou mensuel pour mesurer vos progrès.
  • Atteignable : s'il est bon de se donner de grands objectifs qui vous permettront de vous dépasser, assurez-vous que ceux-ci soient atteignables afin de réaliser les progrès désirés.
  • Réaliste : vos objectifs doivent être ancrés dans le réel, c'est-à-dire tenir compte de vos habiletés, de vos besoins et de vos champs d'intérêt. Ainsi, si vous souhaitez augmenter vos revenus publicitaires de 25 %, vous donner comme but de démarrer un nouveau programme de sécurité sur votre lieu de travail ne sera alors pas pertinent.
  • Temporellement défini : il est essentiel d'établir des délais précis pour la réalisation de vos objectifs. Par exemple, cela pourrait être d'accroître votre revenu de 10 % dans les 12 prochains mois.

4. Faites le point sur les ressources dont vous disposez

Que ce soit en matière de temps, de moyens humains ou de ressources financières, il est nécessaire de vous faire une idée la plus précise possible des ressources à votre disposition pour mettre en œuvre votre projet.Votre plan d'action ne sera pas le même si vous bénéficiez de deux heures ou de trois jours par semaine à accorder à votre projet. De même, la planification sera différente selon que vous travaillez seul sur votre projet ou avec une équipe de cinq personnes.C'est aussi le moment pour vous de faire le point sur les compétences qui vous manquent et les tâches qui nécessiteront d'engager des frais pour qu'elles soient réalisées en externe par exemple. En définissant un budget précis pour chacune d'entre elles, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour tenir vos finances et vos délais sans mauvaise surprise.

5. Élaborez un calendrier précis

Prenez chacune de vos tâches précédemment définies, puis estimez le temps nécessaire pour effectuer chacune d'entre elles. Une fois toutes ces durées mises bout à bout, vous pourrez estimer une date d'échéance réaliste pour votre projet.À lire également : Comment définir votre planification hebdomadaire?

Les outils que vous pouvez utiliser pour établir votre plan d'action

Si une simple feuille de papier et un crayon peuvent suffire pour mettre par écrit votre plan d'action, vous pouvez également vous aider d'outils numériques. Ceux-ci vous permettent de le partager avec les personnes travaillant avec vous et de le modifier plus facilement s'il y a lieu.Il existe une panoplie d'applications pour navigateur et pour ordinateur permettant de concevoir efficacement vos plans d'action. Au-delà d'Excel, des logiciels et applications ayant une version gratuite comme Trello, Asana ou GanttProject, pourront vous aider à organiser votre plan d'action, assigner des tâches à chacun et suivre l'évolution de votre projet.

Les erreurs à éviter

Lors des étapes de planification de votre projet, il y a quelques écueils à éviter. Voici une liste d'erreurs à ne pas commettre.

Prévoir des délais intenables

Se donner des délais trop courts peut être le meilleur moyen de vous démotiver. Essayez d'être aussi réaliste que possible : lors de votre estimation des délais, il faut certes prendre en compte vos moyens réels, mais aussi de potentiels imprévus.

Ne pas faire de mise au point

Pour éviter d'arriver à quelques jours de votre date de remise et de vous rendre compte que vous n'arriverez pas à respecter les délais, il convient de faire l'examen régulier de l'avancement de votre projet. Une fois par semaine ou une fois par mois selon vos besoins, évaluez si certaines étapes nécessiteront plus de temps ou de ressources que prévu et effectuez des ajustements en conséquence. Si vous avez rencontré des problèmes, c'est le moment de leur trouver une solution.

Ne pas accorder le bon degré de priorité aux bonnes tâches

Il est possible d'avoir le sentiment d'être productif tout en prenant du retard. Par exemple, si vous travaillez sur de petites tâches connexes en négligeant les plus importantes, vous pourriez passer à côté de l'essentiel. Lors de votre planification, il est important d'attribuer leur juste priorité à chacune des tâches.

Ne jamais déroger à votre plan d'action

Même après avoir organisé et prévu chacune des tâches à effectuer avec soin, il reste toujours une part d'inconnu dans la réalisation d'un projet. Vous n'échapperez pas aux imprévus, aux changements, aux nouvelles idées, aux améliorations possibles. Gardez l'esprit ouvert et faites preuve de flexibilité. C'est ainsi que vous arriverez à transformer vos idées en initiatives concrètes. D'ailleurs, si vous effectuez régulièrement des retours sur la progression de votre projet, vous pourrez aisément adapter votre plan d'action.Article connexe : Faire une planification inversée : comment et pourquoi?
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