Quels sont les outils qui améliorent la communication interne?

Mis à jour le 30 mars 2023

La communication interne sert à tenir les employés au fait des différentes initiatives mises en place au sein d'une entreprise et d'expliquer les raisons qui justifient certaines décisions et stratégies organisationnelles. Dans l'article suivant, découvrez ce qu'est une communication efficace et les meilleurs outils pour la développer dans un milieu de travail.

Qu'est-ce que la communication interne?

La communication interne regroupe l'ensemble des actions de communication réalisées au sein d'une entreprise afin d'informer et d'impliquer les employés. Son objectif consiste à rapprocher les dirigeants des salariés pour offrir une meilleure écoute bilatérale et de satisfaire les besoins des parties prenantes en matière d'information.L'efficacité de la communication interne repose sur le choix d'excellents outils de communication et nécessite un certain investissement de la part des employés. Le système de communication interne est par ailleurs un véritable outil de gestion et requiert une planification diligente. Les contradictions et les incohérences qui peuvent être présentes dans l'information diffusée peuvent souvent être une source de démotivation et de confusion pour les employés.Dans les grandes entreprises, il existe habituellement un responsable de la communication interne. Ce professionnel est généralement rattaché au département des communications ou à la direction des ressources humaines. La communication interne a une importance stratégique dans la création de liens entre le personnel et l'entreprise.Une communication interne efficace peut contribuer à optimiser toutes les sphères de l'entreprise :
  • Augmentation des ventes
  • Amélioration du rendement des employés
  • Gestion des changements dans l'entreprise : réduction des effectifs, nouvelle direction, nouveaux bureaux, etc.

Quels sont les types de communication interne?

On dénombre trois principaux types de communication interne, soit la communication descendante, ascendante et horizontale. Les voici plus en détail.

La communication interne descendante

La communication descendante est un système hiérarchique dans lequel les messages sont transmis par la direction aux employés. Elle va donc du haut vers le bas. Dans ce cas, la direction donne des instructions aux gestionnaires, qui avisent à leur tour les chefs d'équipe, qui, eux, informent le reste des employés. Ce mode de communication est assez autocratique et peut faire croire aux employés en bas de la pyramide qu'ils n'ont pas leur mot à dire.La communication descendante ne devrait être privilégiée qu'en situation de crise lorsque des décisions importantes doivent être prises par la direction rapidement. La pandémie de COVID-19 en est un bon exemple.

La communication interne ascendante

La communication ascendante est un mode de communication où les informations et les idées viennent des employés. C'est l'inverse de la communication descendante. Ce type de communication est plutôt démocratique et efface les barrières hiérarchiques afin que les employés soient libres de contribuer, quel que soit leur titre.Puisque le flux d'information circule du bas vers le haut, la communication ascendante permet de créer des liens solides dans l'entreprise parce que les employés se sentent plus investis et plus motivés. Elle devrait être prise en charge par tout outil de communication interne, puisqu'elle est essentielle dans un environnement de travail participatif.

La communication interne horizontale

La communication interne horizontale est peu utilisée à grande échelle, mais convient parfaitement à l'intérieur d'un département. Elle met de l'avant l'égalité entre collègues et les gestionnaires, favorise les échanges entre les différents collaborateurs et renforce le travail d'équipe. Ce type de communication permet aux employés de mieux échanger entre eux et de créer des liens forts susceptibles d'impacter positivement leurs performances.

Quels sont les avantages d'une bonne communication interne?

Choisir de bons outils de communication interne et bien planifier le partage d'information constituent un réel atout à la performance de votre entreprise. Les avantages d'avoir une bonne communication interne sont nombreux, en voici quelques exemples :
  • Les employés sont plus engagés et productifs.
  • Les objectifs et la vision de l'entreprise sont plus accessibles et partagés.
  • Les échanges sont plus fréquents et faciles.
  • Les employés se sentent plus près des dirigeants.
  • L'environnement de travail est plus sain et positif.
  • La culture d'entreprise est renforcée.
  • Les changements majeurs dans l'entreprise sont mieux reçus.
  • Les situations de crise ou d'urgence sont mieux gérées.

Quels sont les meilleurs outils de communication interne?

La mise en place des bons outils de communication interne dans une entreprise est cruciale pour déterminer la productivité et l'engagement des employés. Les outils de communication interne sont les moyens par lesquels les salariés communiquent et interagissent. Par conséquent, ils doivent être adaptés aux besoins de votre entreprise. Voici les 10 outils de communication les plus utilisés.

L'intranet

L'intranet est un réseau informatique déployé au sein d'une entreprise pour permettre aux employés d'échanger des informations dans un environnement sécurisé. C'est un outil de communication corporatif efficace qui mélange l'intranet traditionnel et le réseau social d'entreprise.

La messagerie instantanée

La messagerie instantanée, aussi appelée chat, est un service permettant d'échanger en temps réel par le biais d'un logiciel de messagerie instantanée. Avec la croissance de la technologie, cette solution est devenue un véritable outil de communication interne au sein des entreprises. C'est un moyen économique et ultrarapide d'échanger des informations.

L'infolettre

Envoyée régulièrement à l'ensemble du personnel, l'infolettre est un excellent moyen de diffuser des renseignements importants à l'ensemble du personnel, particulièrement si vous avez des bureaux dans plusieurs villes. Sans compter que cet outil de communication contribue à renforcer le sentiment d'appartenance. L'infolettre peut contenir des informations sur la stratégie de l'entreprise, les ressources à la disposition des employés, véhiculer les valeurs et l'image de la compagnie et publiciser certains évènements.

Les logiciels de visioconférence

De nos jours, toutes les entreprises disposent de logiciels de visioconférence qui sont très utiles, surtout depuis l'avènement de la COVID-19. Ils permettent de communiquer avec tous les membres du département, même si ceux-ci travaillent de la maison ou sont en déplacement. Ils ne permettent cependant ni de partager des informations relatives aux changements dans l'entreprise ni de stimuler l'engagement du personnel.

L'outil de gestion de projets

Les outils de gestion de projet permettent aux gestionnaires d'attribuer des tâches aux différents membres de leur équipe sur un tableau virtuel. Bien qu'ils facilitent le travail d'équipe, les outils de gestion de projets ne remplacent pas les autres solutions de communication interne. Ils rendent la collaboration plus facile dans le cadre d'un projet, mais ne sont pas conçus pour tenir les employés informés des actualités au sein de l'entreprise.

L'espace vidéo

L'espace vidéo est un catalogue de vidéos internes et externes de l'entreprise. Il comprend divers supports marketing, des outils de formation, etc. Le vidéo est un moyen de communication interne capable de faire passer un message avec plus de puissance qu'un simple courriel. Son contenu visuel dynamique et moderne est plus stimulant aux yeux des employés.

Le sondage interne

Le sondage interne est un outil de communication qui permet de recueillir les commentaires et les attentes des employés de façon uniforme. C'est un excellent moyen de mesurer l'engagement des salariés, leur bien-être au travail et l'image qu'ils ont de l'entreprise. Cet outil est très efficace lorsqu'il s'agit d'améliorer votre marque employeur, d'augmenter l'implication et la productivité des employés et de les fidéliser.De façon surprenante, le courriel traditionnel est de moins en moins populaire auprès des grandes entreprises qui désirent désormais réduire son utilisation afin d'éviter de surcharger la boîte de réception des employés et privilégier les conversations de groupe au sein des départements.Comme vous pouvez le constater, il existe de multiples outils de communication interne pour favoriser les échanges entre les employés et la direction et renforcer la productivité en entreprise. Assurez-vous de choisir ceux qui sont le mieux adaptés aux besoins de vos activités et de votre personnel.Cet article a été rédigé à partir des renseignements disponibles au moment de sa rédaction. Puisque ces renseignements peuvent changer à tout moment, Indeed ne garantit pas leur exactitude. Veuillez contacter vos ressources locales pour obtenir les informations les plus récentes sur ce sujet.
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