Conseils utiles pour une bonne organisation du travail

Mis à jour le 7 juin 2023

Une bonne organisation du travail permet de mieux gérer son temps de travail et d'optimiser sa productivité. Il est donc important de bien structurer chacune de vos journées si vous souhaitez obtenir de bons résultats et progresser plus rapidement dans votre carrière.Bien que ce soit essentiel, il n'est pas toujours facile d'y parvenir, surtout si vous ne savez pas comment vous y prendre. Découvrez dans cet article quelques conseils ou astuces qui vous aideront à mieux vous organiser au travail.
Offres d'emploi associées sur le site Indeed
Postes à temps partiel
Afficher plus d'offres sur Indeed

Comment bien organiser son travail?

Une bonne organisation du travail commence par un bureau bien rangé. Ensuite, vous devrez définir vos objectifs et classer vos tâches par ordre de priorité.

Bien ranger son espace de travail

Les psychologues du travail s'accordent tous pour dire que la qualité d'un environnement professionnel peut avoir un impact direct sur la productivité. En effet, que vous travailliez depuis chez vous ou dans les locaux d'une entreprise, la première chose à faire pour rester efficace est de bien ranger votre bureau.Un espace de travail en désordre aura tendance à vous brouiller l'esprit et vous éprouverez des difficultés à vous concentrer. Vous pourrez, par exemple, avoir du mal à retrouver un outil dont vous avez besoin pour effectuer une tâche ponctuelle et perdrez un temps précieux à le chercher. Il n'est d'ailleurs pas exclu que cela vous irrite et que les répercussions se fassent sentir tant sur la qualité du résultat que sur le respect des délais.Pour y remédier, commencez par bien structurer l'espace physique autour de vous et définissez un emplacement précis pour chaque objet. Assurez-vous de garder à portée de main ceux que vous utilisez fréquemment pour pouvoir y accéder facilement lorsque vous en avez besoin.Optez ensuite pour des classeurs et autres boîtes qui vous permettront de ranger vos dossiers par catégories et ordre de priorité. N'hésitez pas à mettre sur pied un système de couleurs pour différencier les tâches les plus urgentes des moins pressantes. Cette technique s'appelle la hiérarchisation de l'information.Par ailleurs, avec l'arrivée d'Internet, vous recevez, manipulez et stockez un important flux de données numériques par jour. Leur mauvaise organisation peut alors vite créer la confusion si vous ne disposez pas d'un système de rangement performant. Développez donc une méthode avec laquelle vous pourrez facilement naviguer et retrouver une information dont vous avez besoin à un moment précis, en un seul clic.

Dresser une liste des tâches et les planifier

Une fois votre espace de travail aménagé, vous devez élaborer une liste de choses à faire et les classer par ordre de priorité. Vous pouvez opter pour des méthodes traditionnelles et utiliser des notes autocollantes ou, mieux encore, télécharger des outils de planification en ligne.Le fait d'écrire vos tâches vous permet de les visualiser et de les hiérarchiser de manière à vous occuper des plus importantes en premier. Essayez de peaufiner votre programme la veille de chaque journée de travail pour savoir avec exactitude ce que vous aurez à faire. Cela vous donne un cadre temporel précis et peut vous aider à éviter la procrastination.Par ailleurs, le cerveau humain fonctionne différemment selon les habitudes particulières de chacun. Certaines personnes sont plus concentrées et productives en matinée, tandis que d'autres le sont en soirée. Vous devez donc apprendre à vous connaître et à déterminer les heures auxquelles votre activité cérébrale est la plus intense. Planifiez votre travail selon le créneau qui vous convient le mieux et assurez-vous de faire les tâches les plus difficiles quand votre énergie est optimale.Chez les lève-tôt, par exemple, les missions qui requièrent le plus d'énergie et de réflexion sont prévues en matinée. La raison est qu'à ce moment de la journée, la pression sanguine et la température corporelle montent assez rapidement, donnant du tonus et une meilleure forme pour affronter les épreuves corsées. Cette vitalité s'estompe ensuite en début d'après-midi et ils en profitent pour répondre aux courriels et effectuer les tâches routinières ou ennuyeuses.

Définir vos objectifs

Pour atteindre vos objectifs, il est avant tout essentiel de les connaître. Prenez donc le temps d'y penser et de définir ce à quoi vous aspirez sur le long terme. Où vous voyez-vous dans un an? Dans cinq ans ou dans dix ans?Supposons que vous souhaitez entamer une carrière de journaliste et publier votre premier article le mois prochain. La segmentation de ce projet en objectifs quotidiens et hebdomadaires vous aidera à élaborer une stratégie et un rythme de travail. Si vous voulez terminer la rédaction au bout de la troisième semaine, combien de pages devriez-vous écrire par jour et quel temps y consacrez-vous?Vous devez ensuite intégrer ces objectifs dans votre emploi du temps, comme vous le feriez pour un rendez-vous chez le médecin, afin de vous assurer que vous vous y tiendrez. Décomposer votre objectif final en plusieurs petits buts vous aide à travailler avec plus de sérénité. Cela rend également le processus moins accablant et vous progressez de manière plus satisfaisante.

Quels sont les avantages d'une bonne organisation au travail?

Il existe plusieurs avantages à avoir une bonne organisation au travail. En voici quelques-uns.

Meilleure productivité

Le premier avantage d'une bonne organisation au travail est l'optimisation de la productivité. En effet, bien peaufiner son horaire évite la dispersion et aide à améliorer sa concentration. Imaginez que votre responsable vous demande un document datant de cinq ans. Si vous disposez d'une bonne organisation et que les dossiers sont bien rangés et étiquetés, retrouver ce document devrait être facile. Vous réduisez ainsi votre niveau de stress, produisez des résultats satisfaisants et atteignez plus rapidement vos objectifs.

Respect des échéanciers

Bien organiser votre travail vous garantit aussi le respect des délais. Il est en effet facile d'oublier une tâche lorsque vous en accumulez plusieurs. Les hiérarchiser vous permet de définir les priorités et vous évite de manquer une échéance importante du fait d'un projet inachevé.Mieux encore, vous pourriez même terminer votre travail plus tôt que prévu. Pensez à mettre en place des alertes de calendrier, pour vous assurer qu'aucune tâche ne vous inhibe et que vous ne perdez pas la notion du temps.

Communication améliorée

Une bonne organisation améliore aussi la communication au travail, que ce soit avec vos collègues ou avec vos supérieurs hiérarchiques. Cela a un impact direct et quantifiable sur le rendement global. De plus, l'ensemble des membres d'une équipe peut se sentir plus à l'aise, ce qui favorise un climat sain au sein d'une organisation.

Sentiment de calme

Un emplacement organisé aide à garder un esprit clair et serein. Personne ne veut venir au bureau pour crouler sous une pile de dossiers désorganisés et ce n'est certainement pas l'image que souhaite véhiculer une entreprise. L'utilisation de boîtes de rangement, d'organisateurs de bureau et d'étagères, ainsi que l'étiquetage de documents et d'articles importants amélioreront considérablement votre rendement.Pour conclure, retenez qu'une bonne organisation du travail peut vous aider à optimiser votre productivité. Vous gagnez du temps et effectuez votre travail dans le respect des délais. De cette façon, vous améliorez non seulement votre rendement personnel, mais aussi celui de votre entreprise.Par la même occasion, vous éviterez le surmenage, de même que les problèmes liés au stress. Vous améliorerez la qualité de vos relations avec vos collaborateurs et donnerez une meilleure image de vous.Pour y arriver, essayez simplement de mieux ranger votre espace de travail, de définir vos objectifs et de hiérarchiser vos différentes tâches. Voilà des astuces qui vous permettront d'être plus efficace et de faire progresser votre carrière plus rapidement.
Partager :
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Adresse courriel
Cet article vous a-t-il été utile?

Découvrir d'autres articles