Qu'est-ce qu'un bon manuel de l'employé?

Mis à jour le 6 janvier 2023

Dans certaines entreprises, un manuel de l'employé est partagé avec toute nouvelle personne qui se joint à la société. Mais en quoi consiste ce document exactement? Quelle est son utilité? Comment peut-il aider les nouveaux venus à s'intégrer au sein d'une équipe? Grâce à ce guide, le manuel de l'employé n'aura plus de secrets pour vous!
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Définition du manuel de l'employé

Le manuel de l'employé est une sorte de guide qui permet aux personnes qui joignent l'entreprise de mieux comprendre les attentes de leurs supérieurs. À l'intérieur, on trouve à la fois des informations sur le fonctionnement de l'entreprise, ses valeurs (par exemple, sa position sur les questions de diversité et d'inclusion), ses projets, mais on peut aussi y lire quels sont les droits et privilèges qui viennent avec le poste obtenu. C'est une manière pour les responsables d'accueillir les nouveaux venus en les incitant, dès leur arrivée, à s'approprier les enjeux rencontrés par la société.Le manuel de l'employé renferme également des articles de loi du Code du travail ainsi que des règles spécifiques à l'entreprise. Il est nécessaire de prendre connaissance de ces informations puisqu'elles peuvent être utiles si, en tant qu'employé, vous devez affronter un problème avec un collègue ou un supérieur. Comme nouvel employé, il est intéressant de découvrir le cadre légal dans lequel vous évoluez.Article connexe : Comment accepter une offre d'emploi

Que doit contenir un manuel de l'employé?

Pour qu'un manuel de l'employé corresponde à l'entreprise et renseigne au mieux les futurs salariés, il doit inclure certaines parties indispensables.

Une présentation de l'entreprise

Même si vous croyez en savoir long sur l'entreprise qui vous emploie, le manuel vous permettra probablement d'approfondir vos connaissances à son sujet. En faisant un rapide historique de la compagnie, mais surtout en précisant ses valeurs, ses missions et ses ambitions, l'entreprise souhaite favoriser votre intégration.Être au fait de la culture de l'entreprise vous amènera à développer un sentiment de loyauté et à faire naître en vous l'envie de vous investir pour la réussite des projets professionnels auxquels vous participerez. Dans la même idée, vous trouvez parfois un message de bienvenue et une explication sur la manière dont vous pouvez contribuer au succès de la société.

Des informations sur le travail et le statut des employés

Dans un manuel de l'employé, vous ne trouverez pas de détails propres à votre poste puisque le document est commun à tous les employés de l'entreprise. Pour avoir accès à ces renseignements spécifiques, vous pouvez vous référer à votre contrat. En revanche, le manuel de l'employé vous fournira des informations sur les différents statuts dont vous pouvez profiter au sein de la société et des règles générales qu'il vous faudra observer. Dans cette partie, vous pourrez en apprendre davantage sur :
  • le nombre d'heures par semaine qu'un employé doit travailler selon son statut (à temps plein et à temps partiel);
  • les horaires et les quarts de travail;
  • les congés payés et les congés de maladie;
  • la retraite.
Selon la taille de l'entreprise et les différents statuts qu'elle propose aux employés, cette section pourra être plus ou moins développée.

Les avantages apportés par l'entreprise

Beaucoup de règles sont exposées dans le manuel de l'employé, mais il peut aussi y avoir une liste des avantages liés à votre statut. Cela peut comprendre un véhicule de fonction, un téléphone professionnel, le financement intégral d'une assurance collective et plus encore. Selon les cas, ces avantages peuvent varier, mais il est toujours bon de les énoncer clairement. En effet, cela permet aux responsables de gagner du temps en évitant d'éventuelles questions puisque les réponses sont disponibles dans le document.

Un code de conduite à suivre

Chaque entreprise possède des règles qui lui sont propres et que les employés s'engagent à respecter du moment qu'ils lisent leur fameux guide. Il peut s'agir d'une réglementation concernant la tenue vestimentaire et de la liste de personnes à contacter en cas de litige.On peut également y traiter de normes sur le droit de l'employé à utiliser son téléphone professionnel en dehors de ses heures de travail et des clauses de confidentialité et de non-concurrence. Vous trouverez peut-être même un paragraphe qui parle de la politique de l'entreprise concernant les ruptures conventionnelles, les changements de poste, les augmentations ou encore les mutations.

Un cadre légal à respecter

Évidemment, chaque entreprise est soumise à des lois, des droits et des devoirs, que ce soit dans son fonctionnement ou dans ses relations avec ses employés. Le manuel de l'employé permet donc de consulter les obligations légales que doivent respecter l'entreprise et ses employés.Cela permet à l'entreprise de faire le point sur son cadre légal et aux employés de savoir s'ils ne sont pas victimes d'une possible injustice.

À quoi sert un manuel de l'employé?

Un manuel de l'employé est utile à la fois pour les nouveaux venus, pour les salariés déjà présents ainsi que pour les responsables. Dans ce document, chacun peut trouver une définition claire de la stratégie et des attentes de l'entreprise ainsi qu'un code de conduite à suivre. Cela présente de nombreux avantages pour toutes les personnes qui évoluent au sein de la société :
  • Rassurer les nouveaux employés : quand vous commencez un travail, vous ne savez pas forcément à quoi vous attendre, que ce soit à propos des missions ou de l'ambiance générale de l'entreprise. Grâce au manuel de l'employé, vous pourrez vous sentir plus à l'aise dans ce nouvel environnement et partir dès le premier jour dans la bonne direction.
  • Gagner du temps : Chaque employé devrait trouver toutes les réponses à ses questions dans ce guide, notamment concernant les jours de congés, les jours fériés, les congés de maladie, les heures supplémentaires, etc. Tous ces sujets sont généralement abordés dans le manuel de l'employé, ce qui évite donc à tout le monde de perdre du temps dans des interrogations de cette nature.
  • Résoudre les conflits en cas de besoin : le manuel de l'employé contient les règles que doivent suivre les employés et le cadre légal dans lequel ils évoluent. Ainsi, si un conflit survient, toutes les solutions pour le résoudre seront à portée de votre main et cela minimisera les risques qu'un problème dégénère.
  • Donner une bonne image de l'entreprise : certaines entreprises rendent leur manuel de l'employé public (c'est le cas notamment de Netflix qui a inspiré de nombreuses sociétés à faire de même). Cela offre une image claire et transparente qui rassure les candidats potentiels et leur permet de savoir, avant même de postuler, si l'entreprise est en accord avec leurs valeurs et leurs besoins.

Quels conseils pour un manuel de l'employé réussi?

Vous aurez peut-être à rédiger un manuel de l'employé, par exemple si vous travaillez pour le département des ressources humaines. Comment savoir si le manuel de l'employé que vous avez entre les mains est complet? Quelques conseils sont à observer pour produire un guide qui soit à la fois clair et engageant.

Des mises à jour régulières

Un manuel de l'employé doit être revu et corrigé régulièrement. D'abord, parce que le cadre légal dans lequel évolue la société peut avoir changé. Ensuite, il est également possible que l'entreprise ait pris une nouvelle direction, se soit engagée sur de nouveaux projets ou souhaite modifier son image de marque. Si vous êtes chargé de rédiger un manuel de l'employé, il vous faudra donc revenir dessus de temps à autre. Évitez cependant de le modifier trop souvent, c'est d'abord un outil de stabilité au sein de l'entreprise!

Le ton à employer

Il ne faut pas oublier qu'un manuel de l'employé n'est pas un contrat. C'est un guide général qui est utilisé pour faire comprendre la politique de l'entreprise et pour s'assurer que tout le monde s'oriente dans la même voie. En revanche, une fois lu et signé, le document peut servir en cas de litige : si un employé ne respecte pas une règle de conduite clairement énoncée dans le manuel, il peut s'exposer à des sanctions.En général, il est déconseillé de recourir à un ton trop formel et négatif dans le manuel de l'employé. Vous ne trouveriez probablement pas agréable, à votre premier jour dans une entreprise, de lire une liste d'interdictions. Des tournures de phrase positives auront donc un impact plus bénéfique sur la réception de ce guide. Il faut d'ailleurs vous rappeler que celui-ci est rédigé, en premier lieu, pour améliorer les relations entre les employés.Pour consulter des manuels de l'employé particulièrement réussis, n'hésitez pas à consulter ceux de Netflix, de Zappos ou de Valve.À lire également :
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