Les logiciels de comptabilité et les points à considérer

Mis à jour le 28 août 2023

Que vous soyez employé en comptabilité, propriétaire d'entreprise ou travailleur autonome, les logiciels de comptabilité sont désormais des outils essentiels pour la tenue des registres, les rapports financiers, les transactions et la facturation. La technologie informatique améliore la productivité et l'exactitude des opérations comptables, tout en accélérant la production des états financiers.Découvrez en quoi consistent les logiciels de comptabilité, leur fonction, les différentes catégories, leurs avantages et les principales modalités d'acquisition, ainsi qu'une liste de points clés à considérer lorsqu'on choisit un logiciel comptable.Veuillez noter qu'aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
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Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité?

Le logiciel de comptabilité est un outil informatique qui permet d'accomplir les principales tâches liées à la comptabilité à partir d'un ordinateur. La plupart des entreprises utilisent dorénavant un logiciel de comptabilité pour la gestion des finances et la préparation des rapports. Ces programmes sont aussi très répandus chez les travailleurs autonomes et les professionnels.

Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de comptabilité?

Les logiciels de comptabilité offrent de nombreux avantages pour les entreprises et les travailleurs autonomes. Les fonctionnalités diffèrent beaucoup d'un produit à l'autre. Certains sont plus orientés vers la simplicité, d'autres s'adressent aux exploitations complexes ou ciblent certains domaines d'activité. Néanmoins, voici une liste des principales raisons de se munir d'un logiciel comptable au travail.

Automatiser les calculs

Une fois les chiffres saisis, le logiciel effectue automatiquement et instantanément les calculs les plus complexes, comme les sommes, les pourcentages et les fractions. Entre autres fonctions utiles, il applique automatiquement les taxes aux montants facturés.

Simplifier les tâches comptables

L'automatisation de la saisie et des calculs permet de simplifier certaines tâches complexes. Les gabarits, les fonctions de tri et le paramétrage facilitent la production de factures, de rapports et de graphiques exacts et professionnels.

Minimiser la saisie répétitive des données et les erreurs

Les transactions ne doivent être saisies qu'une seule fois. L'information est ensuite propagée dans tout le logiciel pour les calculs et les rapports. Certains processus qui reviennent fréquemment peuvent aussi être automatisés. Ces caractéristiques évitent les gestes répétitifs et les erreurs liées aux saisies multiples.

Assurer la conformité et le respect des règles comptables

La plupart des logiciels vérifient la conformité des calculs et des états financiers, et alertent l'utilisateur s'il y a erreur de concordance, si une transaction n'est pas équilibrée ou si une règle comptable a été enfreinte.

Produire rapidement des rapports et des états financiers consolidés

Une fois les données de base saisies dans le système, le logiciel peut rapidement produire différents rapports et états financiers selon des gabarits préétablis, en réorganisant les données selon l'ordre de tri, les paramètres et les plages de date sélectionnés par l'utilisateur.

Améliorer la visibilité sur les finances de l'entreprise

Avec un guichet unique pour accéder à tous les renseignements financiers, il est beaucoup plus facile d'avoir une vue globale des finances de l'entreprise, du flux de trésorerie, des budgets et de l'état des comptes.

Gagner du temps

L'automatisation, la saisie unique et les fonctions de rapport permettent aux employés du service de comptabilité d'être plus productifs et de consacrer leur temps à des tâches qui ajoutent de la valeur.

Minimiser les comptes en souffrance

La visibilité et la facilité de production de rapports permettent de mieux contrôler les comptes en souffrance pour faire les suivis qui s'imposent. Certains logiciels peuvent aussi être configurés pour alerter l'utilisateur lorsqu'une facture dépasse son échéance.

Faire des prévisions financières et prendre de meilleures décisions

Une meilleure visibilité sur les différentes données financières et les calculs rapides facilite les prévisions. Vous pouvez ainsi avoir une vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise.

Sécuriser l'accès aux données

Les systèmes informatiques sont plus faciles à sécuriser que le papier. Avec un protocole de sauvegarde et des permissions bien orchestrées, on évite la perte des données en cas d'accident et les accès non autorisés. La cybersécurité est désormais une activité incontournable.

Quelles sont les principales fonctions d'un logiciel de comptabilité?

Les fonctionnalités diffèrent d'un logiciel à l'autre. Les possibilités vont des plus simples aux plus complexes, selon les besoins, l'industrie et la taille de l'exploitation. Fondamentalement, le logiciel de comptabilité doit pouvoir gérer tous les volets financiers de l'entreprise. La majorité des applications prennent en charge les fonctions élémentaires du service comptable, soit :
  • la tenue des registres et l'enregistrement des transactions au grand livre;
  • la paie;
  • la gestion des comptes fournisseurs;
  • les comptes clients;
  • la facturation et le paiement des comptes;
  • le calcul des taxes;
  • les bons de commande;
  • les commandes client;
  • le suivi de la trésorerie et des budgets;
  • la production d'états financiers.
Les logiciels plus complexes peuvent aussi inclure des fonctionnalités pour gérer l'inventaire et les stocks, créer des tableaux décisionnels, traiter la réception et l'expédition des biens, faire des prévisions complexes et produire des rapports plus détaillés. Certains systèmes sont conçus pour la gestion d'entreprise dans un domaine d'activité précis et offrent des fonctions adaptées au secteur. Par exemple, l'attribution des coûts de pièces et de main-d'œuvre à un projet désigné est une fonction spécialisée que l'on ne retrouve pas dans tous les logiciels.Ces fonctionnalités avancées peuvent s'étendre hors des murs de l'entreprise en proposant des possibilités d'interface et de transmission de certaines données et de documents avec les partenaires, les fournisseurs et les clients.Les logiciels les plus complexes entrent dans la catégorie des progiciels de gestion des ressources d'entreprise et de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les coûts d'acquisition, de mise en œuvre et d'exploitation de ces grands systèmes sont généralement élevés. Ce sont des systèmes adoptés par des entreprises en croissance ou plus importantes dont les besoins ont dépassé l'offre des logiciels plus simples.

Les différentes catégories de logiciel de comptabilité

On peut diviser les logiciels de comptabilité en trois grandes catégories.

1. Le logiciel installé acheté sous licence

Anciennement, les entreprises se voyaient obligées d'acheter le logiciel et un certain nombre de licences pour l'installer sur leurs propres ordinateurs. Il fallait débourser des frais supplémentaires pour obtenir les mises à jour et les améliorations publiées par le fabricant. Toutes les données demeuraient sous le contrôle de l'entreprise et il était possible de personnaliser le logiciel pour répondre à des besoins précis.

2. Le logiciel infonuagique souscrit en tant que service

Avec la généralisation des applications infonuagiques et de l'Internet, le modèle SaaS, Software as a Service, prend de l'ampleur. Il permet de souscrire un abonnement mensuel au logiciel choisi et d'y accéder en ligne. Les utilisateurs ont ainsi toujours accès aux nouveautés et aux fonctions les plus récentes. Les données sont stockées dans le nuage, dans un espace sécurisé réservé à l'entreprise. Ce modèle présente de nombreux avantages. Il est moins coûteux, plus simple à gérer et évolutif. Toutefois, la personnalisation est plus limitée et ce système exige une sécurité informatique sans faille pour éviter la perte ou l'accès non autorisé aux transmissions et aux données effectuées par le biais d'un réseau sans fil.

3. Le progiciel d'entreprise intégrée

Le progiciel de gestion intégrée permet une gestion de comptabilité intégrée d'un bout à l'autre de l'entreprise. Cette catégorie de logiciels très complets effectue le traitement des opérations comptables les plus compliquées et les plus coûteuses. Outre la comptabilité, elle permet également de gérer les ressources humaines, les finances, le commerce électronique, ainsi que tout ce qui touche à la vente, à la distribution et à l'approvisionnement. Ce type de système est surtout destiné aux grandes entreprises, aux banques et aux sociétés financières.

Les points à considérer pour le choix d'un logiciel de comptabilité

Le choix d'un logiciel qui répond au besoin de votre activité peut être aussi simple que de demander l'avis d'un collègue, ou d'entreprendre une démarche longue et compliquée. Certaines entreprises se font accompagner d'un conseiller spécialisé qui connaît bien les produits offerts sur le marché et les processus employés dans l'industrie. Il ne faut pas oublier que le logiciel choisi touche à une activité cruciale de l'entreprise et qu'il n'est pas toujours facile de transférer les données vers un autre système si le choix initial n'est pas adéquat. Sans compter que vous devrez alors apprendre un autre outil et modifier les méthodes de travail.Outre les fonctionnalités qui répondent aux besoins et soutiennent les processus de l'entreprise, voici quelques points clés à considérer avant d'acquérir un logiciel.

Les coûts

Lorsqu'on évalue les coûts d'un système, il faut tenir compte du coût total de possession. Le prix de la licence ou de l'abonnement représente seulement une fraction de l'investissement total. Il peut être nécessaire d'acheter de nouveaux équipements, d'améliorer la connexion Internet, de mettre en place un système de sauvegarde et de sécurité des données, de former un employé ou de débourser pour le soutien technique en cas de problème.

La facilité d'utilisation

Selon la formation des employés et leurs compétences en matière d'informatique, la facilité d'utilisation peut être un facteur important lors du choix d'un logiciel comptable. Un programme trop compliqué à utiliser peut décourager le personnel, qui évitera alors de l'utiliser et annulera les avantages de l'acquisition.

La prise en charge des langues de travail

Le logiciel fonctionne-t-il exclusivement en anglais? Si c'est le cas, votre personnel pourrait éprouver des difficultés à l'utiliser. Il en va de même si vous faites affaire avec des fournisseurs et des clients qui requièrent des documents en français ou dans une autre langue.

La prise en charge des devises étrangères

Les entreprises en croissance qui vendent ou achètent à l'étranger peuvent devoir traiter plus d'une devise dans leur logiciel comptable. Celui-ci doit alors pouvoir prendre en charge les transactions en devise et les taux de conversion applicables chaque jour.

L'évolutivité

Il est fort possible que votre entreprise croisse et change ses méthodes de travail au fil du temps. Il est donc crucial de considérer la possibilité de faire évoluer le logiciel pour répondre à de nouveaux besoins, soit par l'ajout de modules ou la mise à jour du système. Si la gestion de l'inventaire ne fait pas partie de votre activité aujourd'hui, que se passera-t-il si vous ajoutez ce service à votre exploitation? Ou si vous êtes prêt à passer au commerce électronique?

Le soutien technique

Le soutien technique est un aspect qu'il faut éviter de sous-estimer. L'entreprise qui publie le logiciel doit pouvoir offrir un soutien technique accessible et efficace, qui peut être inclus dans le prix de l'abonnement ou proposé en tant que service supplémentaire. Un soutien technique réactif et de qualité évite à l'entreprise de perdre du temps et d'interrompre ses activités lorsque le système fait défaut ou que l'utilisateur a besoin d'aide pour avancer.

La sécurité des données

En optant pour les modèles infonuagiques ou en ligne, la sécurité des données stockées et des transmissions est primordiale pour éviter que les renseignements confidentiels de l'entreprise se perdent, ou pire, tombent entre les mains d'individus qui ne devraient pas y avoir accès. Il faut donc poser des questions et vérifier la sécurisation du logiciel avant d'arrêter son choix.

La possibilité d'ajouter des utilisateurs

Votre entreprise pourrait devoir donner accès à plus d'un utilisateur pour la comptabilité. Le logiciel doit alors permettre à plusieurs personnes d'utiliser le système en même temps, sans que cette utilisation simultanée compromette l'intégrité des données.Le logiciel de comptabilité est un atout considérable pour l'exploitation et la rentabilité d'une entreprise ou d'un commerce. Des plus simples aux plus complexes, le choix est grand et pas toujours simple. Néanmoins, en cernant bien les besoins réels de l'entreprise et en tenant compte des possibilités futures, il est possible de trouver l'outil adapté qui permettra d'améliorer la productivité et le rendement de la comptabilité.À lire également : Comment faire un calcul au prorata pour la facturation proportionnelle?Cet article a été rédigé à partir des renseignements disponibles au moment de sa rédaction. Puisque ces renseignements peuvent changer à tout moment, Indeed ne garantit pas leur exactitude. Veuillez contacter vos ressources locales pour obtenir les informations les plus récentes sur ce sujet.
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