Guide de communication efficace en entreprise

Mis à jour le 27 août 2023

La communication en entreprise est un facteur clé de croissance. On retrouve deux types de communications en entreprise : la communication externe, qui comprend vos clients et toute personne à l'extérieur de l'entreprise, et la communication interne, aussi appelée communication en entreprise.S'assurer de communiquer de façon saine et positive a certainement un impact important sur les relations avec les employés ainsi que sur leur implication. Savoir bien communiquer en entreprise vous permettra de fidéliser vos employés, d'assurer la transmission efficace d'informations entre les divers paliers et d'augmenter le rendement de vos employés. Dans cet article, vous trouverez des astuces pour communiquer efficacement en entreprise et divers moyens de communication qui peuvent être utilisés.
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Outils de communication

Il existe plusieurs outils fiables pour établir une communication interne efficace. Ces outils vous permettent de tenir vos employés au courant des stratégies organisationnelles, des différentes décisions et initiatives mises en place et des plus récentes informations disponibles.

Le site intranet

Le site intranet permet de communiquer des informations importantes en ligne. Toutefois, les employés doivent s'y connecter pour avoir accès aux informations disponibles. Ils ne verront donc pas ces informations de façon automatique.De plus, un site intranet doit être mis à jour régulièrement et les coûts reliés à cet outil peuvent être assez élevés. Il peut s'agir d'un excellent moyen de communication pour les entreprises comptant plusieurs employés qui ne sont pas situés au même endroit.

Le bulletin d'entreprise

Le bulletin d'entreprise est un moyen très efficace pour tenir vos employés à l'affût des nouvelles informations et des dernières nouvelles. Ce bulletin peut être électronique ou sur papier. Dans un monde idéal, les employés devraient participer à la rédaction de ce bulletin. Il s'agit d'une excellente façon de stimuler l'implication des employés et de favoriser leur sentiment d'appartenance. Le bulletin d'entreprise peut comprendre des renseignements sur des événements, des témoignages de clients et d'employés ainsi que toute information pertinente en lien avec les stratégies d'entreprise.Il faut porter une attention particulière au ton utilisé pour que les employés n'aient pas l'impression que le bulletin est simplement un discours de la direction.

Les affiches

Les affiches sont un moyen de communication très efficace puisqu'elles attirent généralement l'attention. L'atout est de les placer dans des endroits stratégiques, tels qu'une salle de réunion, une salle de repas ou un bureau. N'oubliez pas d'inscrire les coordonnées d'une personne à contacter si un employé désire obtenir plus d'informations à la suite de la publication d'une affiche.Mettre en place un babillard où toutes les affiches se retrouvent est une excellente option pour rassembler toutes les communications importantes au même endroit.

Les réunions d'équipe

La communication en personne est toujours la façon la plus efficace de transmettre de l'information tout en échangeant avec les employés. Les réunions d'équipe favorisent l'implication des employés puisqu'ils se sentiront plus à l'aise de partager leurs opinions et idées. Si vous tenez des réunions d'équipe, il est de mise de suivre un ordre du jour, mais de prévoir aussi un moment pour discuter des sujets abordés et poser toute question pertinente en lien avec ces sujets.

Les documents de références

Créer une banque de documents de références pour les nouveaux employés vaut son pesant d'or. En effet, les nouveaux employés seront plus enclins à faire de leur mieux dans leurs nouvelles fonctions en ayant en main toutes les informations dont ils ont besoin. De cette façon, les informations disponibles seront uniformes pour tous les nouveaux employés et les lignes directrices seront ainsi bien respectées dans toute l'entreprise.

La boîte à suggestions

La boîte à suggestions permet aux employés de partager leurs opinions et questionnements de façon anonyme. Les employés se sentiront plus libres d'exprimer certaines préoccupations lorsque la confidentialité est garantie.

Outil collaboratif

Un outil collaboratif qui permet le partage de documents et le suivi des tâches en cours pour différents intervenants dans un même projet est désormais indispensable. Chaque intervenant peut ainsi prendre connaissance de l'avancée du projet et des échéances. Le partage d'informations mène à une collaboration efficace et favorise grandement le travail d'équipe. Une collaboration efficace nécessite la mise en place d'un système de communication interne permettant de partager les informations.

La messagerie instantanée

La messagerie instantanée permet à un employé d'échanger avec ses collègues de façon individuelle ou en équipe. Cet outil indispensable pour une communication efficace vous fera même gagner du temps en évitant de nombreux envois de courriels ou appels et des déplacements inutiles.Article connexe : Comment terminer un courriel?

Les types de communication

  • La communication interpersonnelle, qui met en relation deux personnes et consiste en un échange.
  • La communication de groupe, qui s'adresse à un ensemble de récepteurs plus large. La communication de groupe est généralement efficace puisqu'elle s'adresse à un groupe ciblé et permet la rétroaction.
  • La communication de masse, qui vise la transmission d'informations à un large public. La rétroaction pour ce type de communication est faible, mais son objectif est le partage d'informations.

Astuces pour une communication efficace

Pour favoriser la participation des employés et leur attention, vos communications doivent les rejoindre et les intéresser. Voici quelques astuces pour une communication efficace en entreprise :
  • Écouter. C'est le premier point, car il est de la plus grande importance. Écouter vos employés est tout aussi important que la diffusion d'informations.
  • Encourager le partage. Pour que vous puissiez écouter les employés, ceux-ci doivent d'abord s'exprimer. Encouragez-les à partager leurs opinions sur les informations qu'ils reçoivent et favorisez un dialogue ouvert. Pour qu'un système de communication interne soit efficace, il doit être dans les deux sens.
  • L'apprentissage. Formez les employés à la prise de parole et aux différentes techniques de communication.
  • Montrer l'exemple. L'époque des gestionnaires silencieux qui ne s'impliquent pas est révolue. Si vous voulez faire en sorte que vos employés participent aux échanges, faites de même en donnant votre avis, en partageant et en discutant avec eux. Ceci est valable pour les gestionnaires de tous les paliers.
  • Être clair. Si les employés ne comprennent pas l'information reçue, ils ne la partageront pas et mettront encore moins en application les directives données. Adaptez vos communications aux employés visés et prenez le temps de leur fournir des explications au besoin.
  • Utiliser la technologie. Autant que possible, privilégiez les outils en ligne pour partager des informations et favoriser les échanges entre les collaborateurs. Évitez les réunions sauf si elles sont absolument nécessaires.
  • Sonder le terrain. Faire des sondages internes est une façon de récolter les impressions et avis des employés sur différentes situations. S'ils ont l'occasion de s'exprimer anonymement, leurs réponses seront sans doute des plus honnêtes. Vous gagnerez à le faire régulièrement.
  • Le positivisme. Un message transmis dans des mots positifs changera la perception qu'auront les employés envers le message. Il est important de porter une attention particulière au sens de chacun des mots utilisés pour obtenir l'impact désiré.
Même si plusieurs outils sont disponibles pour communiquer efficacement, il ne faut pas oublier que les communications concernent les gens et non les outils. Il est primordial pour tous les gestionnaires responsables des communications de se mettre à la place de leurs employés pour adapter leur communication. Afin de maximiser l'impact de vos communications et éviter qu'elles passent inaperçues, il faut partir de l'information la plus importante, du but ultime de la communication.La communication en entreprise constitue un enjeu important autant au niveau des opérations quotidiennes que du développement des affaires et de l'implication des collaborateurs. Assurer une excellente communication est sans aucun doute l'un des piliers importants d'une entreprise fonctionnelle.Articles connexes : 
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