Tout savoir sur les 5 étapes de la gestion de projet

Mis à jour le 7 juin 2023

Pour agir efficacement et mener à bien ses missions, un bon gestionnaire doit maîtriser les étapes de la gestion de projet. Il s'agit là d'une réelle compétence technique qui vous permettra de mieux planifier vos actions et, surtout, de leur donner plus d'impact afin d'atteindre les objectifs qui vous sont confiés.En effet, les responsables doivent très souvent conduire une pléthore de dossiers et cela de manière simultanée. Il peut être facile de s'embrouiller et de produire de mauvais résultats si vous ignorez comment procéder. Découvrez dans cet article une esquisse du cheminement à suivre.
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Quelles sont les étapes d'une bonne gestion de projet?

Les cinq étapes d'une gestion de projet sont la conception, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture. Voyons plus en détail de quoi il est question.

Étape 1 : l'initiation et la conception du projet

L'initiation est le démarrage officiel d'un projet. Elle commence généralement par l'émission d'un mandat qui décrit brièvement l'objectif du projet et autorise les dépenses budgétaires. À cette étape, vous devez définir les grandes lignes de votre mission. Cela commence notamment par :
  • une analyse de rentabilité : elle justifie la nécessité même du projet et permet d'estimer les avantages potentiels que l'entreprise peut en tirer.
  • l'étude de faisabilité : il s'agit ici d'analyser le problème que vous souhaitez résoudre et de déterminer si le projet vous aidera à y parvenir.
En somme, pour commencer et mener à bien votre projet, commencez par rédiger un document de lancement. Ce dernier définit les bases de votre programme et fixe les différentes étapes qui vous serviront de boussole ou de points de référence pour suivre son évolution. Clarifiez ensuite l'objectif que vous voulez atteindre et assurez-vous qu'il respecte bien la méthode SMART.Consultez vos collaborateurs pour concevoir ensemble une stratégie qui vous permettra de parvenir aux résultats escomptés. N'oubliez surtout pas d'évaluer la taille et la portée du projet, de déterminer les risques et d'impliquer toutes les parties prenantes.

Étape 2 : la planification

La planification est la clé d'une gestion de projet réussie. Une fois que vous avez clairement défini votre objectif et qu'il a été séquencé en plusieurs étapes, il faut planifier sa réalisation. Fixez alors un échéancier pour chaque étape et assurez-vous de respecter cette chronologie.N'hésitez pas à télécharger des outils de planification pour vous faciliter la tâche. Ce procédé vous évite de succomber à la pression et vous permet d'avancer de manière sereine et efficace. L'astuce ici est de répartir le travail entre les membres de votre équipe, de sorte que chacun ait une mission propre et un objectif précis.

Étape 3 : lancement et exécution du projet

Nous arrivons à la partie la plus importante du cycle de vie d'un projet. Vous avez conçu tous les plans et mis en place des dispositifs de sécurité pour la plupart des écueils prévus. Il est désormais temps de passer à l'action. L'exécution du projet commence généralement par une réunion de lancement.Au cours de cette étape, vous allez suivre votre plan d'action et exécuter de manière consécutive les différentes tâches ou activités qui y sont prévues. Il s'agit ici de produire les éléments livrables du projet. Imaginons que votre entreprise participe à un évènement professionnel (foire, salon…) et souhaite proposer des offres promotionnelles à sa clientèle. Les premiers résultats attendus seront alors la collecte des avis de clients sur la qualité des produits et leurs prix.Cette étape requiert un suivi attentif pour maintenir votre plan d'exécution sur la bonne voie. Vous pouvez recourir à des outils de gestion de projets pour contrôler certains éléments comme le temps, les coûts ou encore les risques.

Étape 4 : suivi et contrôle du projet

Le projet est lancé et les activités suivent leur cours. C'est le moment d'évaluer le rendement de votre équipe par rapport aux objectifs fixés afin de déterminer si des changements doivent être apportés. C'est ici qu'interviennent les IRC (indicateurs de rendement clés). En voici quelques exemples.
  • Le temps passé : temps passé par chaque membre de l'équipe sur le projet.
  • Le respect des délais : taux d'achèvement des tâches dans les délais prévus.
  • Le ratio temps prévu contre temps passé : évaluez le temps que prend votre équipe pour remplir ses missions par rapport à ce que vous aviez initialement prévu.
  • Les ajustements de calendrier : combien de fois vos collaborateurs ont-ils dû modifier les délais?
  • Indice de rendement des coûts : comparez les dépenses que vous avez déjà effectuées par rapport au budget prévu pour la réalisation de l'ensemble du projet.
  • Postes de dépenses : dressez une liste détaillée de chaque dépense.
  • Retour sur investissement : mesurez la rentabilité du projet par rapport à son coût total.
Ces IRC vous permettent non seulement de garder une vision générale sur l'état d'avancement du projet, mais aussi d'évaluer sa pertinence. Vous pouvez au besoin apporter quelques ajustements pour corriger les écarts et optimiser sa rentabilité.

Étape 5 : clôture et présentation

Ça y est! Vous avez atteint la fin du projet et il est temps de récolter les fruits de votre travail. Toutefois, il faut d'abord faire le point. Dressez un rapport final, analysez-le et présentez les résultats à votre employeur. Organisez une réunion avec votre équipe pour recueillir leurs impressions sur le travail effectué et la manière dont les opérations ont été menées.Demandez également leurs avis sur les possibles améliorations qu'il faudrait apporter pour les prochaines échéances. Si tout s'est déroulé comme prévu, vous avez livré un résultat positif à l'entreprise et vous pouvez vous en féliciter.

Conseils pour réussir sa gestion de projet

La réussite de votre projet dépend en grande partie du processus de communication que vous instaurez au sein de votre équipe. En effet, si les logiciels de gestion de projet ont un apport important dans ce sens, ils ne résolvent malheureusement pas les problèmes sous-jacents.Essayez donc de favoriser un dialogue sain entre vos collaborateurs, mais aussi avec vous. Les échanges doivent être honnêtes et cohérents afin de garantir la bonne marche du projet. À défaut, l'équipe entière passera à côté de certaines informations cruciales et en sortira désorientée.Il faut par ailleurs noter que tout projet connaît des dérives. En effet, il peut arriver que de petits détails vous échappent pendant l'étape de planification et que cela entraîne de nouvelles tâches lors de l'exécution. Vous devez toutefois les prendre en compte à mesure que vous progressez et déterminer les ressources qu'elles consomment (temps, argent…).Si vous n'y faites pas attention, vous risquez de perdre le contrôle et accuser du retard sur vos délais. Si le contretemps vous semble inévitable, informez-en votre responsable et expliquez-lui que de nouvelles tâches vont réduire votre marge de manœuvre et rallonger vos délais.En somme, la gestion de projet repose sur cinq étapes essentielles que sont la conception, la planification, l'exécution, le suivi et la clôture. Chaque étape revêt une importance capitale et, ensemble, elles vous aident à mieux suivre l'évolution et la réalisation du projet.Vous pouvez recourir à certains outils pour améliorer votre gestion, mais vous devrez surtout faire preuve de vigilance et favoriser la communication au sein de votre équipe pour atteindre vos objectifs. En cas de besoin, n'hésitez pas à suivre une formation en gestion de projet pour acquérir de solides compétences dans ce domaine et améliorer votre employabilité.
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