La fiche métier de l'adjoint administratif au Canada

Mis à jour le 5 mars 2023

La fiche métier pour un adjoint administratif vous informe sur le rôle et les tâches de ces employés que l'on retrouve souvent au carrefour des activités d'une entreprise. Vous pourrez ainsi décider si cette profession vous intéresse.L'article détaille le travail et les responsabilités des adjoints administratifs, la formation, les compétences et les qualités nécessaires pour exercer ce métier, les conditions de travail, ainsi que les récentes perspectives d'emploi au Canada.
Offres d'emploi associées sur le site Indeed
Postes à temps partiel
Afficher plus d'offres sur Indeed

Que font les adjointes et adjoints administratifs?

Les adjoints administratifs sont des employés qui épaulent les activités d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation. Leur rôle est centré sur les tâches de secrétariat et ils sont continuellement aux premières lignes des interactions avec les clients internes et externes de l'entreprise.Ces personnes sont des employés essentiels, habituellement plongés au cœur des activités de l'entreprise ou du service qu'ils soutiennent, et sur lesquels le personnel et la direction comptent pour être efficaces et optimiser le rendement des activités.

Les tâches et responsabilités des adjoints administratifs

Les tâches des adjoints administratifs varient selon l'entreprise, le service ou les demandes du poste, mais elles comprennent habituellement les responsabilités suivantes :
  • Gestion des calendriers et des agendas pour les réunions, les déplacements et les engagements d'un groupe de personnes.
  • Prise et transfert des appels téléphoniques aux personnes concernées.
  • Tri du courrier et des courriels pour évaluer la nature et transmettre les messages pertinents aux destinataires, ou y répondre le cas échéant.
  • Rédaction et distribution des comptes-rendus de réunions.
  • Organisation des déplacements d'affaires et des évènements du service, y compris les réservations, la documentation officielle et les rapports de dépenses.
  • Préservation de la confidentialité des communications et des messages destinés à différents individus ou qui touchent les affaires de l'entreprise.
  • Préparation ou modification de rapports, de tableaux ou de présentations pour aider les supérieurs et les collègues à effectuer leurs tâches.
  • Résolution de problèmes qui surviennent fréquemment dans cet emploi.
  • Organisation et le classement des dossiers et des documents.
  • Recherche d'informations demandées par les supérieurs ou les collègues pour étoffer leurs rapports ou leurs présentations.
  • Gestion et suivi des fournitures de bureau, incluant l'approvisionnement, les commandes, le suivi, le budget et la distribution aux employés.

La formation pour devenir adjointe ou adjoint administratif

Les adjoints administratifs ne détiennent pas nécessairement un diplôme universitaire, toutefois certains employeurs peuvent l'exiger. On leur demande généralement d'avoir un certain niveau d'éducation et de suivre une formation pratique. L'expérience professionnelle et les références sont souvent des atouts pour décrocher un emploi dans ce métier.

L'éducation

Les adjoints administratifs doivent au minimum détenir un diplôme d'études secondaires et des formations complémentaires pour avancer leurs connaissances des outils et des techniques nécessaires pour accomplir leur travail. Il est possible de suivre des formations spécifiques qui aboutissent à une attestation d'études. Au Québec, différents établissements scolaires offrent une attestation d'études collégiales (AEC) ou un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat.Certains employeurs peuvent privilégier les candidats qui possèdent une formation ou de l'expérience dans un domaine particulier pouvant correspondre aux spécificités du poste ou de l'entreprise. C'est le cas notamment dans certains secteurs comme la fonction publique, l'aéronautique et l'automobile, le domaine juridique, l'industrie pharmaceutique ou médicale.Les adjoints administratifs peuvent peaufiner leurs compétences en suivant des formations techniques axées sur un sujet précis, comme la rédaction de documents professionnels, l'organisation des dossiers, la préparation d'états financiers ou certains logiciels de bureautique essentiels.

La formation en milieu de travail

Les employeurs offrent souvent aux nouvelles recrues la possibilité d'apprendre les rouages du métier en milieu de travail avec l'accompagnement ou sous la supervision d'un collègue chevronné. C'est spécialement le cas lorsque le poste comporte des tâches inhabituelles ou très précises qui ne sont pas communes à tous les emplois similaires, ou pour apprendre les procédures et les normes propres au service qui les emploie.

Où travaillent les adjoints administratifs?

La plupart des entreprises embauchent des adjoints administratifs, et ce, dans toutes les industries. On les retrouve autant dans le secteur privé que dans le domaine public aux différents paliers du gouvernement. Il existe donc de nombreuses possibilités pour décrocher un emploi.Certains postes requièrent des compétences techniques et une formation spécialisée, par exemple le secrétariat médical et juridique. Ces créneaux permettent généralement d'obtenir un salaire plus élevé.

Les compétences et qualités des adjoints administratifs

Les adjoints administratifs doivent constamment jongler avec des tâches variées et traiter avec un grand nombre de personnes chaque jour. Cette profession requiert une grande polyvalence et du sang-froid. Celles et ceux qui réussissent possèdent habituellement les compétences et les qualités suivantes :
  • Aptitude à travailler en équipe : pour collaborer avec des collègues, des fournisseurs et du personnel de soutien.
  • Excellente gestion du stress : pour jongler efficacement avec de nombreuses demandes et des échéanciers.
  • Compétences interpersonnelles : pour les interactions quotidiennes avec le personnel, la direction, les fournisseurs et les clients.
  • Gestion du temps : pour être efficace et accomplir toutes les tâches en temps opportun.
  • Connaissance approfondie des techniques de secrétariat : pour gérer les dossiers, les agendas et les fournitures de bureau.
  • Sens de l'organisation : pour classer et assembler les dossiers, gérer les communications et les ressources du bureau, ainsi que faire les suivis qui s'imposent.
  • Bonnes compétences en communication écrite ou orale : pour transmettre les messages, rédiger des courriels et des rapports et communiquer des informations clés.
  • Maîtrise d'outils de bureautique : pour la rédaction de courriels ou de mémos, la préparation de tableaux ou feuilles de calcul et de présentations, et la gestion de la messagerie électronique.
  • Connaissances en comptabilité : pour préparer ou modifier des budgets et des rapports financiers.
  • Souplesse : pour s'adapter aux particularités et aux demandes des différents individus qui font appel à leurs services.
  • Maîtrise de l'anglais et du français écrits et parlés : puisque la plupart des employeurs exigent le bilinguisme pour les relations avec les clients et le personnel.

Les conditions de travail

Les adjoints administratifs sont principalement des employés de bureau. Ils travaillent à horaire fixe dans un environnement intérieur, souvent assis devant un ordinateur. Les postes à temps complet comprennent habituellement un forfait d'avantages sociaux et des vacances annuelles payées.Il est aussi possible de travailler à temps partiel dans certains contextes.

Les perspectives d'emploi au Canada

Selon le Système de projection des professions au Canada, les perspectives d'emploi pour cette profession sont en état d'équilibre pour les prévisions de 2019 à 2028, ce qui signifie que la demande de main-d'œuvre et l'offre d'emploi devraient demeurer stables à l'échelle du pays.L'âge médian des adjoints administratifs au Canada était de 45 ans en 2018. Il est donc à prévoir qu'un grand nombre de ces professionnels prendront leur retraite prochainement.L'analyse des principaux indicateurs du marché du travail tels que la croissance des postes vacants et de l'emploi, ainsi que le taux de chômage, suggère que les chercheurs d'emploi étaient suffisamment nombreux pour pourvoir les postes disponibles dans ce groupe professionnel au cours de la période de 2016 à 2018.Pour cette période, les ouvertures d'emploi provenant de la demande d'expansion et de la demande de remplacement pour les adjoints ou adjointes de direction devraient s'élever à 18 700. Comparativement, l'étude prévoit 19 300 chercheurs d'emploi provenant des sortants scolaires, de l'immigration et de la mobilité.Le métier d'adjoint administratif s'adresse à celles et ceux qui aiment être au carrefour de l'activité d'une organisation et qui n'ont pas peur de gérer un emploi du temps chargé, de nombreuses responsabilités diversifiées et des contacts humains fréquents. Les formations pertinentes et les années d'expérience permettent de cheminer dans cette carrière et, dans certains cas, de se spécialiser dans un domaine précis.Lire aussi : Veuillez noter qu'aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
Partager :
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Adresse courriel
Cet article vous a-t-il été utile?

Découvrir d'autres articles