Les étapes du processus de communication

Le processus de communication est directement lié aux compétences se rapportant à la capacité de communiquer et d'écouter. Principe fondamental de toute relation professionnelle réussie, la communication est à la base de l'adéquation des actions de tous les membres d'une équipe de travail. Peu importe le métier exercé, les aptitudes à communiquer revêtent une grande importance. Dans cet article, nous aborderons les composantes du processus de communication ainsi que ses étapes.

Les composantes du processus de communication

Le processus de communication comporte trois grandes composantes, soit l'expéditeur, le canal de communication ainsi que le récepteur.

L'expéditeur

L'expéditeur est la personne qui entreprend le processus de communication. Il est celui qui détermine le message à transmettre et qui choisit qui en sera le récepteur.

Le canal de communication

Le canal de communication représente le moyen choisi par l'expéditeur afin d'acheminer le message au récepteur. Des exemples de canaux de communication sont disponibles plus loin dans le présent article.

Le récepteur

Le récepteur représente la troisième et dernière composante du processus de communication. Il s'agit de la personne à qui est adressé le message.

Les étapes du processus de communication

La communication au travail représente un processus constitué de plusieurs étapes. Que ce soit une communication verbale ou écrite, les étapes restent les mêmes. La différence possible se situe dans l'instantanéité de la correspondance. Évidemment, un échange verbal s'effectue dans un espace-temps immédiat, sauf si l'échange s'effectue à travers un appareil de communication et que le récepteur ne répond pas. Dans ce cas, l'expéditeur enregistre son message.

L'échange écrit, quant à lui, s'effectue la plupart du temps de façon entrecoupée puisque des délais de réponse sont présents.

Il est pertinent de mentionner que grâce à la technologie de la messagerie instantanée, il est désormais possible de correspondre par écrit et de recevoir une réponse dans l'immédiat.

Cependant, la communication écrite, dite professionnelle, s'effectue en grande majorité via des adresses de messagerie, celles-ci nécessitant un temps de réponse indéfini.

L'expéditeur détermine l'objet du message

Le concept d'objet du message fait référence à l'idée derrière celui-ci. Pour qu'une correspondance ait lieu, il faut qu'il y ait d'abord quelque chose à écrire ou à dire. Cette étape représente donc le moment où l'expéditeur choisit de quoi il sera question dans le message.

En guise d'exemples, voici une liste d'idées pouvant mener à l'expédition d'un message :

• Une requête officielle ;

• Une piste de suggestion ;

• Le partage d'un point de vue ;

• L'expression de sentiments ;

• La transmission d'une opinion ;

• Une demande de conseils.

L'expéditeur procède à l'encodage du message

Après avoir défini en quoi consisterait le message, l'expéditeur structure et crypte le message à transmettre au récepteur.

Les messages dont la structure est réfléchie facilitent grandement leur compréhension. L'expéditeur doit donc prendre le temps de réfléchir à la façon d'organiser son message.

De plus, la longueur de la communication représente elle aussi un facteur influençant l'intelligibilité du message. En effet, les brèves correspondances seront mieux comprises que celles qui s'étirent en longueur.

En ce qui a trait à l'encodage du message, l'utilisation de symboles peut s'avérer pertinente, selon le cas.

L'expéditeur effectue la transmission du message

Une fois le message adéquatement encodé, l'expéditeur détermine un canal de communication afin de faire parvenir ce dernier à son destinataire, soit le récepteur. La nature du message ainsi que son niveau de priorité doivent être considérés lors de la sélection du canal de communication.

Voici quelques exemples de canaux de communication :

• L'envoi d'un message électronique ;

• L'appel téléphonique ;

• L'annonce publique ;

• La visioconférence ;

• La conversation individuelle ;

• La réunion en présentiel.

Avant de fixer son choix, il est important que l'expéditeur ait pris conscience de la connotation positive ou négative du message. Dans ce sens, il est préférable d'opter pour des canaux de communication permettant un échange en privé lorsqu'il s'agit d'informations pouvant heurter la personne concernée. Advenant un message positif, le partage public de celui-ci peut être bénéfique pour plusieurs puisqu'il s'agit d'un événement motivant.

Le récepteur reçoit le message

Le récepteur est la personne à qui est adressé le message. Bien que la nature de celui-ci puisse être écrite ou verbale, son rôle demeure le même.

Le récepteur procède au décodage du message

Une fois le message reçu, le récepteur effectue le décodage de celui-ci. Selon le cas, le décodage peut comprendre la conversion de symboles, la recherche de la signification de certains termes, la vulgarisation du contenu ou encore, la simple lecture du message.

Pour donner suite au décodage, le récepteur en fait la lecture. Au cours de celle-ci, le lecteur tente de contextualiser le message afin de l'interpréter adéquatement.

Le message pouvant être communiqué verbalement, à ce moment le récepteur met ses connaissances à profit afin de bien intégrer les mots entendus.

Le récepteur effectue une rétroaction auprès de l'expéditeur

L'étape de la rétroaction revêt une grande importance puisque c'est grâce à celle-ci que l'expéditeur peut confirmer ou infirmer la bonne compréhension du récepteur en ce qui a trait au message envoyé.

Les moyens à privilégier en guise de rétroaction, pour le récepteur, sont :

• D'effectuer un résumé des informations reçues ;

• De questionner l'expéditeur afin de valider la justesse de l'interprétation du message.

Une fois la rétroaction effectuée, l'expéditeur peut considérer le processus de communication comme étant réussi ou effectuer des rectifications auprès du récepteur.

La communication : les pièges à éviter

Il est pertinent d'être conscient que certaines manières de s'exprimer peuvent influencer, à tort, l'interprétation du contenu exprimé. Le fait de prendre connaissance de ces éléments permet ainsi d'en faire fi et d'avoir une écoute active sur l'essentiel du discours.

La symbolique de la communication

La symbolique de la communication fait référence aux expressions faciales de l'expéditeur du message et du récepteur, de la gestuelle de ceux-ci et des mots qu'ils choisissent.

Tous ces éléments font office de symboles puisqu'ils teintent la communication. Selon l'expérience de vie et la personnalité de chacun, la façon de percevoir un symbole peut varier d'une personne à l'autre. Cela peut entraîner des confusions ou de mauvaises interprétations. C'est pourquoi l'étape de la rétroaction est importante afin que l'expéditeur et le récepteur s'assurent de s'être mutuellement bien compris.

L'influence de la culture

La façon dont une personne parle, le vocabulaire qui lui a été inculqué, les valeurs et les principes qu'elle possède sont des facteurs pouvant aussi influencer grandement l'interprétation ou la façon d'articuler un message.

La personnalité

Le ton du message, les formulations exclamatives, les phrases à interpréter au premier ou second degré, l'intonation de la voix et le débit sont des éléments qui peuvent laisser une empreinte sur le contenu du discours.

Dans tous les cas, il est important de savoir faire abstraction de ces détails afin de rester concentré sur le sens initial du message transmis.

En fin de compte, quelle que soit la profession concernée, toute personne agissant à titre de travailleur, gestionnaire ou entrepreneur et désirant se positionner comme bon communicateur doit posséder de solides aptitudes en ce qui a trait aux étapes découlant du processus de communication. Celui-ci étant universel, il s'applique de la même façon à travers tous les métiers et permettra une communication efficace en entreprise. De plus, que vous endossiez le rôle d'expéditeur ou de récepteur, vos habiletés de communicateur seront requises dans les deux cas.