Communication interne : pourquoi et comment?

Mis à jour le 11 août 2023

Que vous soyez responsable des ressources humaines, des communications ou de la gestion, vous avez à cœur que l'entreprise pour laquelle vous travaillez connaisse du succès. Pour que cela arrive, avez-vous mis en place une communication interne efficace? La lecture de cet article vous permettra de faire le point sur cette question.

Communiquer… dans tous les sens

Communiquer à l'interne, c'est informer l'ensemble d'une organisation sur une multitude de facteurs tels que :

  • les changements dans l'entreprise (regroupements, diminution des effectifs, nouvelles orientations);

  • les valeurs d'entreprise et la culture d'entreprise;

  • les situations de crise;

  • les documents de référence pour accueillir les nouveaux employés;

  • l'information concernant le bien-être des employés;

  • les petites et les grandes réussites.

La communication interne est un concept large qui couvre les événements ponctuels tout comme d'autres qui sont davantage reliés à la philosophie de l'entreprise et à ses manières de faire.

Communication descendante, ascendante et entre les employés

La communication au travail doit être multidirectionnelle dans votre entreprise. En effet, l'information doit aller de la direction et des équipes de gestion vers les employés, mais elle doit également être à même de provenir des employés et être dirigée vers les gestionnaires.

La communication descendante

Les gestionnaires d'une entreprise insufflent les directions à prendre par l'entreprise et par ricochet, par les employés. La communication interne descendante regroupe, entre autres, les directives, les instructions, les nouvelles orientations, les stratégies. Des outils de la communication interne font partie de la communication descendante :

  • le bulletin d'information distribué à l'intérieur de l'entreprise;

  • l'intranet qui permet de publier de l'information et des documents;

  • la communication individuelle ou en petits groupes;

  • les affiches portant sur la sensibilisation, des événements à venir ou des procédures, par exemple;

  • la documentation à l'intention des nouveaux employés;

  • les courriels.

Lorsqu'une décision influence l'ensemble de l'entreprise, tous les des employés doivent recevoir des informations justes et de qualité. Cela permet de les rassurer ou de les préparer et évite les rumeurs et les inquiétudes superflues. Il s'agit également d'une preuve de confiance et d’une preuve que les employés sont bel et bien pris en considération dans l'avenir de l'entreprise. Évidemment, tout ne peut pas toujours être dit ou expliqué dans les moindres détails. Il faut savoir faire preuve de jugement.

La communication ascendante

L'information ne peut pas toujours être reçue uniquement de la direction. Le sentiment de subir plutôt que d'être partie prenante peut s'installer si le seul vecteur de communication émane des patrons. Les employés doivent pouvoir réagir à la communication qu'ils reçoivent et être en mesure d'y participer. Des stratégies ou des outils peuvent être mis en place pour favoriser la communication ascendante dans votre entreprise :

  • Le bulletin d'information présenté plus haut dans cet article peut être un outil occupant aussi une fonction de communication ascendante si vous incitez les employés à y partager leurs réussites.

  • Les rencontres avec le gestionnaire, individuelles ou en petits groupes, doivent laisser la place à des moments pour que les employés puissent présenter des sujets d'importance pour eux.

  • La boîte à suggestions, anonyme, peut être une source de récolte d'initiatives intéressantes.

Que les employés puissent donner leur avis ou témoigner de leurs réussites ou de leurs difficultés renforce le sentiment d'appartenance à l'entreprise et la relation de confiance avec les employeurs.

La communication entre les employés

L'information doit circuler à l'intérieur des équipes de travail et les employés doivent être en mesure de communiquer efficacement avec leurs pairs. La communication est au nombre des compétences interpersonnelles que les employés peuvent développer. Des stratégies et des outils peuvent faciliter ce type de communication :

  • réunions d'équipe;

  • outils de clavardage ou de travail collaboratif en ligne;

  • rencontres spontanées.

Dans le cadre d'équipes qui ne travaillent pas dans les mêmes locaux, sur les mêmes horaires ou d'employés qui sont en télétravail, il est important d'installer des outils permettant le flot de la communication.

Les principes de base de la communication au travail

La communication interne, qu'elle soit faite à partir d'outil ou en personne, suit les mêmes caractéristiques que la communication en général au travail :

  • Communication verbale : il s'agit des mots employés. Le niveau de langage doit être adapté à l'interlocuteur et à la situation.

  • Communication non verbale : c'est l'information transmise par la position du corps, l'habillement, les mouvements, le regard, la poignée de main ou, à l'écrit, la police de caractères, la couleur, les images.

  • Communication paraverbale : le ton, le timbre, le débit, le volume, ou à l'écrit, les phrases et les paragraphes courts.

L'intérêt de communiquer est d'être compris par ses interlocuteurs et de comprendre ce qu'ils ont à transmettre de leur côté. Les caractéristiques de la communication doivent être prises en considération pour que le message voulu soit véritablement transmis et bien reçu. Il est aussi important de faire preuve d'ouverture, d'écoute active et de concision.

Les avantages

Que l'ensemble des employés et des gestionnaires soient au courant des éléments importants de ce qui se passe dans l'entreprise et des décisions ou tournants majeurs qui se profilent à l'horizon comporte de nombreux avantages non négligeables :

  • meilleure rétention du personnel;

  • augmentation du sentiment d'appartenance;

  • rétroaction de l'ensemble des personnes impliquées dans la structure;

  • diminution des biais de communication et des mauvaises interprétations;

  • chance d’éviter ou de résoudre les conflits;

  • amélioration de la productivité.

Tous les avantages d'une bonne communication interne ne sont pas directement pécuniaires. Par exemple, ceux touchant le sentiment d'appartenance n'entraînent pas d'emblée des retombées économiques. Cependant, ce sentiment d'appartenir à quelque chose de plus grand que soi et d'être à même d'influencer ce qui s'y passe peut augmenter la motivation au travail, ce qui peut se traduire par une plus grande productivité et, ultimement, de plus grands profits.

Éléments à considérer

Il y a fort à parier que vous avez déjà mis en place plusieurs initiatives de communication interne dans votre entreprise. Voici des questions à vous poser afin de vous permettre d'évaluer la qualité de la communication interne que vous mettez en place et de planifier efficacement l'implantation de nouvelles pistes de communication, le cas échéant :

  • De quelles ressources disposez-vous pour effectuer votre communication? Sont-elles suffisantes? Auriez-vous besoin d'augmenter le budget alloué à la communication? Quels sont vos besoins?

  • Faites-vous preuve de transparence? Indiquez-vous clairement à vos employés ce qu'ils doivent faire? Présentez-vous de manière franche les données entourant une situation qui affecte toute l'entreprise?

  • Avez-vous une équipe de gestionnaires qui peuvent vous aider à relayer l'information?

  • Êtes-vous constant dans vos communications?

  • Êtes-vous à l'écoute de vos employés et de vos équipes de gestionnaires?

Que votre entreprise soit une multinationale d'envergure ou une petite entreprise, elle a avantage à être le lieu d'une communication interne efficace.

Une information qui circule aisément par divers canaux verticalement, horizontalement et transversalement, voilà le pari que fait le gestionnaire ou le responsable du dossier dans son entreprise. Bien plus qu'une stratégie pour augmenter les ventes et les profits, il s'agit d'une manière de contribuer activement à l'esprit d'appartenance de tous et à faire en sorte que tous soient bien au travail.

À lire également :

  • Les étapes du processus de communication

  • Quelles sont les qualités pour travailler dans la communication?


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