Comment gérer plusieurs projets en même temps

Mis à jour le 6 avril 2023

De nombreux emplois impliquent de la gestion de projets, voire de la gestion multiprojets qui nécessite beaucoup de concentration et de grandes compétences d'organisation. Savoir comment gérer plusieurs projets en même temps est un atout important pour tout chef de projet. Dans cet article, nous définissons la gestion de projet, avant de vous fournir plusieurs stratégies et conseils.Veuillez noter qu'aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
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Qu'est-ce que la gestion de projet?

La gestion de projet se définit comme l'ensemble des activités qui permettent de mener à bien un projet de son lancement jusqu'à sa réalisation. C'est ainsi l'art de planifier les tâches et les ressources nécessaires, puis de contrôler le bon déroulement et l'atteinte des résultats dans le respect des délais impartis.De nombreux secteurs et emplois recourent à la gestion de projets. Par exemple :
  • En informatique : le développement d'un logiciel.
  • En édition : la fabrication d'un livre.
  • En construction : l'édification d'une maison.
Chaque fois, le ou la chef de projet coordonne les activités des différents collaborateurs et veille à leur accomplissement coordonné au moyen d'outils et de méthodes.Selon le secteur et l'entreprise, un ou une gestionnaire de projet peut s'occuper parallèlement de plusieurs projets. La difficulté est d'accorder suffisamment de temps à chacun et de savoir à tout moment quel en est l'avancement.

10 stratégies pour gérer plusieurs projets

Comment gérer plusieurs projets en même temps sans en délaisser aucun? Respecter différentes échéances, appliquer des procédures adaptées et passer d'un projet à l'autre ne sont pas chose facile. Nous vous proposons ici plusieurs stratégies pour vous permettre de vous y retrouver et de faire preuve d'efficacité.

1. Effectuez une bonne planification initiale

Pour une bonne gestion multiprojets, il est d'autant plus essentiel que vous anticipiez bien et avec une certaine marge de manœuvre les différents aspects des projets :
  • Objectifs
  • Délais
  • Responsabilités
  • Attentes
  • Étapes
  • Processus
  • Tâches
Prenez le temps de bien préparer les projets pour clarifier tout ce qui doit l'être et anticiper les éventuels risques ou problèmes. Produisez un document pour décrire le projet aux équipes, afin qu'il serve également de support de référence. Organisez une réunion de lancement.

2. Tirez parti des outils spécialisés

En plus d'utiliser des principes et techniques spécifiques, vous avez besoin de vous appuyer sur des outils, notamment des logiciels. Les outils de gestion de projets vous permettent de planifier les tâches, favorisent la collaboration des différents collaborateurs et la communication. Ils vous aident à suivre les échéances et l'utilisation des ressources.Grâce aux outils, vous repérez les erreurs et les problèmes à temps et pouvez les résoudre avant qu'il ne soit trop tard. Vous pouvez également améliorer votre efficacité et la productivité de l'équipe en adaptant les processus.

3. Gérez tous les projets au même endroit

Lorsque vous avez plusieurs projets à gérer simultanément, les regrouper dans un même outil ou sur une même plateforme vous permet d'avoir une vision d'ensemble et mieux piloter le tout de manière rationnelle et sereine.Vous gagnez du temps, de l'énergie et de la clarté. Vous n'avez pas à ouvrir plusieurs logiciels, à passer de l'un à l'autre, au risque de vous perdre. Vous voyez directement quel projet a besoin de votre intervention en priorité.

4. Établissez des priorités

Justement, établir des priorités est essentiel en gestion de projet et en gestion multiprojets en particulier. Vous avez besoin non seulement de vous concentrer sur un projet à la fois, mais aussi de déterminer les tâches les plus importantes à un moment donné.Pour utiliser au mieux votre temps, établissez chaque semaine et chaque jour une liste de tâches à accomplir en priorité. Limitez-vous, par exemple, à cinq. Il peut s'agir de confier de nouvelles tâches, de vérifier le respect d'une échéance ou de communiquer avec des collaborateurs.

5. Réservez des périodes définies aux projets

Le principal risque, dans la gestion multiprojets, est de s'éparpiller et de perdre du temps en passant à tout moment d'une tâche à l'autre, d'un projet à l'autre. Pour l'éviter, réservez des périodes à chacun des projets dans votre planification hebdomadaire.Vous êtes plus concentré et efficace quand vous accomplissez plusieurs tâches sur un projet en deux ou trois heures que quand vous effectuez une tâche sur l'un, puis sur un autre et un autre encore. D'ailleurs, cela concerne également la lecture des courriels et les appels téléphoniques. En cas d'imprévu ou d'urgence, vous pouvez toujours décaler vos périodes dédiées, tout en respectant le nombre d'heures global.

6. Communiquez clairement

La fluidité et la clarté de la communication sont primordiales lorsqu'il s'agit de confier des tâches et de coordonner des activités. En effet, tout problème de compréhension ou toute confusion peuvent être source d'erreurs et engendrer des retards et des coûts. Or, en gestion multiprojets, les communications se multiplient.Appliquez donc des stratégies de communication pour vous assurer de bien communiquer. Veillez à faire circuler l'information entre les collaborateurs concernant le travail, les problèmes, les échéances et les changements.

7. Créez un système de gestion des fichiers

Gérer des projets signifie aussi gérer des fichiers : en partager, en envoyer et en recevoir. Pour éviter toute confusion entre les fichiers et toute multiplication des envois de courriels, envisagez l'utilisation d'un système permettant de centraliser les fichiers et de favoriser leur partage. Vous gagnerez du temps, augmenterez la productivité et assurerez la sécurité et la confidentialité des fichiers.

8. Déléguez

En gestion de projet, votre temps est précieux. Vous devez donc éviter de vous attarder sur des tâches peu importantes et vous concentrer sur des tâches utiles, à forte valeur. Déléguez ce que vous pouvez, et réservez-vous ce qui a la plus grande valeur et les responsabilités que vous devez assumer.La délégation de tâches vous permet de limiter votre charge de travail et donc votre fatigue et votre concentration.

9. Organisez des réunions régulières

L'organisation régulière de réunions est une bonne façon de tenir les intervenants informés de l'avancement des projets. Elle favorise également la communication et l'instauration d'un climat de collaboration positif et constructif. Elle est adaptée pour certains points des projets qu'il est plus difficile d'aborder par écrit.Attention cependant à bien établir un ordre du jour et à ne pas multiplier les réunions inutiles.

10. Utilisez des modèles de documents et de processus réutilisables

Vous gagnez en temps et en efficacité en réutilisant des modèles de documents et de processus bien conçus dès le départ, puis mis à jour ou améliorés au besoin. Créez donc une base de documents et de processus standard dont vous avez besoin de manière récurrente dans vos projets. Vous pouvez vous inspirer de ce qui existe déjà ou de ce que vous pouvez trouver dans votre secteur ou sur Internet.

Conseils généraux pour réussir

Pour maîtriser votre gestion multiprojets et évitez l'épuisement professionnel, suivez ces quelques conseils généraux.
  • Apprenez à bien gérer votre temps. En gestion de projet plus encore que dans tout autre travail, une bonne gestion du temps et une bonne organisation sont primordiales.
  • Instaurez un climat de travail positif. Votre attitude est importante pour réussir. En faisant preuve d'optimisme, vous éprouvez moins de stress et vous êtes plus efficace. De plus, vous inspirez les membres de votre équipe.
  • Faites un suivi de votre efficacité et de vos accomplissements. Vérifier régulièrement où vous en êtes dans votre travail peut vous motiver. Quand vous êtes dans les délais, vous éprouvez de la satisfaction. Dans le cas contraire, vous êtes poussé à améliorer vos processus.
  • Faites preuve de flexibilité. En cas de problème ou d'ajout de tâches, revoyez votre planification des projets et de la semaine. Ne vous obstinez pas à faire entrer dans une journée ou une semaine ce qui ne peut pas l'être, au risque de vous surmener ou de mal travailler.
  • Tenez bien compte de toutes vos activités professionnelles et équilibrez votre charge de travail. Il est important que vous arriviez à gérer votre charge de travail. Pour ce faire, vous devez en avoir une idée réaliste. En plus des activités liées aux projets, pensez à prévoir les autres activités professionnelles. Établissez un plan de charge.
Grâce à cet article, vous savez maintenant comment gérer plusieurs projets en même temps, de manière efficace et sans surmenage. Vous pourrez ainsi vous améliorer et faire avancer votre carrière. La gestion multiprojets est exigeante et demande de grandes compétences qui sont recherchées. Pensez à les mettre en avant dans votre CV.
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