Comment améliorer sa communication verbale

Mis à jour le 3 février 2023

Nous abordons dans cet article l'importance de posséder de bonnes compétences en matière de communication verbale pour avoir des échanges efficaces en milieu de travail et éviter les malentendus qui peuvent être coûteux.En explorant nos pistes pour améliorer vos techniques, vous deviendrez plus productif et affirmerez votre leadership. Cela pourrait avoir pour effet de favoriser des conversations plus productives et d'améliorer votre rendement, tout comme celui de votre équipe.
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Qu'est-ce que la communication verbale?

La communication verbale fait partie de notre quotidien. Elle intervient dès que nous sommes en présence d'une autre personne, que ce soit pour un premier contact, un échange ciblé ou une conversation à l'improviste.La communication verbale désigne toute forme de compréhension linguistique utilisée par deux personnes ou plus. Elle englobe l'expression orale, les messages écrits et le langage des signes qui opèrent selon un système linguistique défini.La communication verbale repose sur le langage parlé ou écrit. En effet, le mot « verbal » vient du latin verbum, qui signifie « mot » ou « parole ».Les êtres humains passent une grande partie de leur journée à communiquer verbalement avec d'autres personnes pour toutes sortes de raisons. Elle est essentielle au travail, par exemple, dans les contextes suivants :
  • collaborer avec une équipe;
  • réussir un entretien d'embauche;
  • présenter des exposés ou intervenir dans une réunion;
  • résoudre un conflit;
  • négocier;
  • resserrer un lien ou établir des contacts;
  • soutenir ou faire des affaires avec un client;
  • discuter au téléphone ou virtuellement;
  • demander ou fournir un service.
Voir aussi : Les étapes du processus de communication

L'importance de la communication verbale au travail

Les compétences en matière de communication verbale permettent de collaborer de manière productive avec vos collègues, de créer des interactions positives et de resserrer les relations professionnelles.Pour communiquer efficacement, il faut en tout temps faire preuve de respect envers le point de vue de son interlocuteur, même lorsque ce premier est différent du nôtre.Il est crucial de savoir communiquer de manière claire, factuelle, concise et pertinente, en évitant les épanchements trop émotifs. Ainsi, vous rassurez vos interlocuteurs, démontrez de l'assurance et le souci de bien vous faire comprendre. La réussite d'une carrière se joue souvent sur la capacité à communiquer. Il s'agit donc d'une habileté importante à cultiver soigneusement.À lire également : Communication interne : pourquoi et comment?

Comment améliorer la communication verbale

Maintenant que nous avons établi l'importance de la communication verbale en milieu de travail, explorons huit moyens de l'améliorer et de la rendre plus efficace.

1. Réfléchir avant de parler ou d'écrire

Connaissez-vous le dicton « Tourne ta langue sept fois dans ta bouche avant de parler »? Ce proverbe illustre la nécessité de réfléchir avant de s'exprimer, particulièrement lorsqu'on est face à une discussion difficile, à une opinion ou à un sujet sensible. La majorité des gens sont inconfortables dans le silence, ce qui nous pousse parfois à parler avant d'avoir mûri notre propos. Pourtant, le silence est un atout lorsqu'il est employé à bon escient. En voici quelques exemples :
  • Faire une pause avant de répondre à une question permet de prendre le temps d'élaborer une réponse pertinente, claire et concise.
  • Éviter de réagir de manière impulsive à un commentaire ou de porter un jugement hâtif peut éviter des malaises ou des conflits. Il est plus constructif d'écouter attentivement, de vérifier l'intention de l'autre ou de poser des questions réfléchies pour clarifier le message, avant de faire des présomptions ou d'émettre une opinion sans avoir entendu tous les faits.
  • Parallèlement, il est souvent préférable de résister à l'impulsion de meubler le silence de l'autre et lui donner le temps de réfléchir sans l'interrompre. Vous démontrez ainsi que vous êtes à l'écoute et intéressé par les propos de votre interlocuteur.
Ce conseil vaut également pour les messages écrits, qu'il faut veiller à relire à tête reposée, en particulier s'il est question d'un sujet délicat.

2. Pratiquer l'écoute active

Pour bien écouter, il faut éviter d'écouter avec l'intention de répondre, ce qui risque de brouiller le fil de l'échange. La pratique de l'écoute active améliore grandement les communications. Cette approche consiste à diriger consciemment son attention vers l'interlocuteur et à le laisser s'exprimer pleinement sans le juger ou l'interrompre. L'écoute active comprend également un volet de rétroaction pour vérifier la compréhension du message et ainsi éviter les malentendus ou les communications croisées.Grâce à cette technique, vous prendrez conscience de vos automatismes. Vous apprendrez à assumer la responsabilité de la réussite d'un échange. Vous pouvez l'appliquer à la communication verbale ainsi qu'au langage non verbal.Lire notre article pour en apprendre plus sur l'écoute active.

3. S'exprimer clairement et choisir les bons mots

Le choix des mots tient une place importante dans la communication verbale. De manière générale, il vaut mieux s'exprimer avec des phrases courtes et un vocabulaire adapté à vos interlocuteurs, qui doivent sentir que vous vous adressez directement à eux. Vous ne communiquerez pas de la même manière avec un groupe de scientifiques, votre patron ou les travailleurs de l'usine. On dit parfois qu'il faut être capable d'en « venir au fait » rapidement; autrement dit, il vaut mieux éviter de tourner longuement au tour du pot et plonger prestement dans le vif du sujet pour capter l'attention, ne pas perdre de temps et éviter de brouiller les pistes.Il est également conseillé de s'en tenir aux faits et de proscrire les énoncés vagues qui ne sont pas fondés sur la réalité et qui peuvent porter à confusion. Ce type de phrase commence souvent par : « on dit que… », « j'ai entendu dire… » ou « il paraît que… ».Ce qui nous amène au point suivant.

4. Éviter les tangentes et les digressions

Dans toute bonne communication, il est préférable de s'en tenir au sujet principal et de résister à la tentation, souvent forte, de partir dans toutes les directions. Les tangentes et les digressions peuvent vous faire perdre beaucoup de temps et faire oublier l'intention première de votre communication.Si l'un de vos collègues tente de faire dévier la conversation, intentionnellement ou non, il faut savoir le ramener poliment et clairement au cœur du sujet sans lui faire sentir qu'il n'est pas important.En voici un exemple : « Merci X pour ce commentaire. Je suggère que nous en discutions après la réunion ou à un moment opportun pour éviter de retarder le groupe et pouvoir terminer la discussion qui fait l'objet de cette rencontre ».

5. Adopter le ton de voix qui convient

Le ton de voix nuance le message et peut donner aux mots une tout autre signification. En apprenant à adopter un ton adapté à vos intentions, vous communiquerez de manière plus cohérente et plus claire.Parallèlement, lors d'un exposé, un ton de voix bien modulé va permettre de souligner certains points et de garder l'attention de l'auditoire. Les bons orateurs varient constamment leur ton de voix lorsqu'ils s'expriment, ce qui donne un discours dynamique et captivant.Vous pouvez pratiquer devant un miroir ou en participant à un club de développement des compétences verbales comme Toastmasters qui vous aide à vous entraîner pour prendre la parole en public.

6. Accorder son langage corporel

La communication verbale est toujours accompagnée d'un langage non verbal qui peut être employé consciemment ou non, et qui appuie, ou infirme, le message transmis. En effet, ces deux formes de communication sont étroitement liées. Il faut donc savoir travailler son langage corporel en parallèle à la communication verbale pour que la communication soit harmonieuse et cohérente, en particulier lorsqu'on est en présence des autres.Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez lire notre article Comment utiliser le langage corporel au travail.

7. Confirmer la compréhension des interlocuteurs

Pour une communication au travail efficace, il faut procéder en trois étapes principales :
  1. présenter le sujet abordé;
  2. traiter le sujet; et,
  3. résumer le sujet abordé et les conclusions tirées.
En faisant un sommaire des points saillants, vous confirmez que l'auditoire a bien compris le message que vous souhaitiez lui transmettre. Voici des exemples de questions qui peuvent vous aider à faire le point sur votre échange :« Nous avons décidé que… Avez-vous des questions au sujet de ce plan d'action? »« Pour résumer, vous avez dit que… Ai-je bien compris? »

8. Demander une rétroaction

Lorsque vous sentez que vous êtes mal compris ou que vos interlocuteurs sont confus, il est toujours temps de demander une rétroaction afin d'ajuster votre communication, de changer votre vocabulaire ou de clarifier toute confusion. Vous démontrez ainsi à vos auditeurs que vous prenez la responsabilité de bien vous exprimer et que vous tenez à ce qu'ils quittent la conversation avec une meilleure compréhension du sujet. En effet, la communication a lieu lorsqu'un ou plusieurs individus comprennent et partagent une idée.Si vous devez donner un exposé, prenez le temps de le pratiquer devant des amis ou la famille et de leur demander de commenter. Vous saurez ainsi si vous avez parlé clairement, si le fil se tient et si votre message passe. De plus, une bonne préparation vous donnera de l'assurance lorsqu'il sera temps de faire votre présentation.À lire également : Onze stratégies de communication en milieu de travail

Ressources complémentaires

Vous trouverez plus bas des liens vers des ressources complémentaires traitant de la communication verbale en milieu professionnel.Pour en savoir plus sur la communication au travail, consulter nos Conseils essentiels pour la communication au travail.L'ASSTSAS a publié un guide qui traite de la rétroaction constructive.En améliorant vos techniques de communication verbale, vous serez mieux outillé pour bien vous faire comprendre, avoir des échanges productifs et éviter les malentendus malencontreux qui peuvent vous faire perdre du temps et de l'argent. Il s'agit donc d'une facette de votre développement professionnel qui vaut la peine que vous y consacriez du temps, des efforts et de la réflexion.À lire également : Comment se démarquer quand on est introverti au travail?Veuillez noter qu'aucune des sociétés mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
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