Comment développer la capacité de communiquer efficacement par écrit?

Mis à jour le 24 août 2023

En entreprise comme dans l'administration publique, la capacité à communiquer efficacement par écrit représente une compétence essentielle. Qu'il s'agisse de rédiger des lettres officielles ou des notes administratives, de communiquer par courrier électronique ou par messagerie en ligne, la communication par écrit est incontournable.Dans cet article, découvrez comment développer votre capacité à communiquer efficacement par écrit ainsi que l'importance de la communication écrite au travail.
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En quoi consiste la communication par écrit?

La communication par écrit fait référence à tout type de message rédactionnel, quel que soit le support de lecture. Elle se distingue de la communication orale ou verbale, car l'information transmise doit être lue. Il peut s'agir, par exemple, de :
  • Courriels
  • Lettres commerciales
  • Messages textes
  • Contrats
  • Blogues
  • Rapports
  • Notes administratives
  • Manuels de procédures des salariés
  • Cartes postales
  • Annonces
  • Communiqués de presse
Pour une meilleure efficacité en matière de communication rédactionnelle, il est recommandé de produire des documents facilement lisibles et de soigner la qualité des messages.

Comment reconnaître une communication écrite efficace?

Les qualités d'une communication efficace sont les éléments essentiels que vous devez retrouver ou introduire lorsque vous lisez ou que vous rédigez des écrits. Il s'agit de la règle des 7 C :
  • Clarté : ce que vous dites doit être compris sans effort par la personne qui vous lit ou vous écoute.
  • Concision : le message est précis, bref et efficace.
  • Concret : utilisez des exemples concrets et factuels.
  • Correction : employez les termes adéquats et un langage approprié (soutenu, courant ou familier).
  • Cohérence : les informations doivent s'aligner de façon logique.
  • Complet : sans noyer les destinataires dans un flot d'informations, les messages importants doivent être inclus de façon exhaustive.
  • Courtoisie : faites preuve de politesse et de positivité à travers des salutations appropriées et personnalisées.
Connaître et maîtriser ces éléments vous aidera à gagner en crédibilité dans toutes vos communications écrites.

Développez votre capacité à communiquer efficacement par écrit

Le flux d'échanges écrits est souvent le canal de communication principal avec les responsables du recrutement, les collègues et d'autres personnes dans l'environnement professionnel. Dans le cadre de la communication au travail, il importe de maîtriser les rouages de cet art. Voici 7 astuces pour améliorer votre communication écrite au travail.

1. S'adapter à la cible

Le message que vous souhaitez véhiculer sera mieux compris s'il est adapté à votre public cible. C'est pourquoi, avant même de commencer à rédiger, vous devez analyser votre audience et adapter votre contenu et votre ton en fonction de celle-ci.Définissez une ligne directrice claire. Cela vous évitera de vous éparpiller lors de vos explications. De même, utilisez un langage précis afin que les destinataires puissent comprendre votre message sans trop d'efforts.

2. Aérer le texte

Il est important d'aérer vos textes puisqu'une bonne structuration visuelle apporte un confort à ceux qui lisent. L'information se retrouve plus facilement dans un article avec des listes à puces, des sous-titres et des mots-clés mis en évidence. Assurez-vous également que les paragraphes ne soient pas trop longs.

3. Employer des verbes d'action

Une bonne façon de maintenir votre cible captivée est d'écrire des phrases courtes et d'éviter les ambiguïtés. Gardez votre objectif en tête afin de simplifier les informations à transmettre. Privilégiez la forme active et les verbes d'action. De cette façon, vos phrases sont plus précises, plus claires et moins longues.

4. Soignez votre titre et votre style

L'accroche de votre texte commence par votre titre, il doit donner envie de lire votre contenu. Un titre accrocheur est un argument marketing de qualité. Soignez également le style de votre document. Chaque type de document possède une structure appropriée que vous devez respecter en communication écrite. Qu'il s'agisse d'une lettre, d'un contrat ou d'une requête.

5. Un paragraphe, une idée

Vous savez déjà qu'il faut privilégier les paragraphes courts. Qu’en est-il du contenu? Retenez que, dès les premières lignes, vous devez exposer de quoi il sera question dans la suite du texte. Chaque paragraphe doit contenir une idée principale puis les lignes suivantes vous permettent de détailler votre idée. À chaque nouvelle idée importante, un nouveau paragraphe sera introduit.

6. Maîtriser le sujet

Quel que soit l'objectif de vos écrits, vous devez établir votre crédibilité face à ceux qui vous liront. C'est pourquoi vous devez maîtriser le sujet que vous abordez dans vos écrits. Au cas contraire, faites des recherches, afin de ne pas véhiculer de fausses informations, ce qui vous serait préjudiciable.

7. Bien vérifier l'orthographe

Enfin, assurez-vous d'éviter les fautes autant que possible. Pour cela, il existe plusieurs astuces. Vous pouvez utiliser des logiciels de correction, vous faire corriger par quelqu'un d'autre et relire votre texte plusieurs fois avant de le soumettre. Il en va de la qualité de votre document.

Quelle est l'importance de la communication écrite en entreprise?

L'administration publique tout comme les entreprises privées utilisent la communication interne écrite dans presque toutes leurs activités. Voici quelques raisons qui en justifient l'utilisation.

La tenue des archives

La communication écrite dans le monde professionnel permet de garder une traçabilité des écrits à des fins de vérification ou d'archivage. Elle est plus officielle que la communication verbale et plus facilement accessible. La communication écrite peut aussi faire partie des étapes du processus de communication en entreprise.

Économique et efficace

Rédiger une lettre ou un courriel ne coûte pas plus cher que de passer un appel à l'international. Les professionnels peuvent écrire autant de lettres qu'ils le souhaitent et les destinataires peuvent les lire à leur convenance. La communication écrite est aussi rentable que certaines formes de communication verbale et permet une meilleure mémorisation du message véhiculé. Vous pouvez manquer un appel important, tandis que vous pouvez lire un courriel à tout moment de la journée.

Valorisation de l'image de marque

L'un des meilleurs moyens d'adresser des vœux, de transmettre une invitation, une lettre de remerciements ou de félicitations consiste à les écrire. L'écrit favorise les relations professionnelles positives et respectueuses.

Formalisation des documents écrits

Même si la technologie évolue, la communication écrite reste d'une importance capitale, c'est pourquoi il convient de la maîtriser. Elle est indispensable lorsque vous devez rédiger un CV et une lettre de présentation (aussi appelée lettre de motivation). Quelle image le recruteur se fera-t-il de vous si votre lettre de motivation contient plusieurs fautes d'orthographe? Aussi, vous devez respecter la méthodologie et la structure appropriées pour chaque type de document écrit.Vous connaissez maintenant l'importance de communiquer efficacement par écrit. Les compétences en communication sont au cœur des relations humaines et également des relations professionnelles.Communiquer efficacement par écrit reste une qualité essentielle. Elle est considérée comme une compétence professionnelle indispensable. Grâce à ces astuces, vous pourrez développer vos habiletés à la communication écrite!
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