Comment faire un calcul au prorata pour la facturation proportionnelle?

Mis à jour le 18 septembre 2023

Dans cet article, nous abordons la facturation proportionnelle et le calcul au prorata. Si vous êtes employé dans la vente, travailleur autonome, et si votre activité est centrée sur les services, ces renseignements pourraient vous être utiles pour préparer vos factures.Veuillez noter qu'aucune des sociétés, institutions ou organisations mentionnées dans cet article n'est affiliée à Indeed.
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Qu'est-ce que la facturation proportionnelle?

La facturation proportionnelle est aussi désignée facturation au prorata des travaux ou facturation progressive. Il s'agit d'un mode de facturation convenu entre l'entreprise et ses clients. Elle est fondée sur le degré d'avancement des travaux confiés à l'entreprise ou l'utilisation de services pendant une période donnée.La facturation proportionnelle permet d'échelonner les paiements. Le montant du règlement échelonné dépend de l'avancement du projet et des tarifs de vente de l'élément ou de l'activité. Les spécifications des factures proportionnelles stipulent la facturation de montants contractuels partiels à des intervalles convenus, par exemple, toutes les quatre semaines.

Exemples de situations pour la facturation au prorata

La facturation proportionnelle est généralement utilisée dans les situations suivantes :
  • Les projets plus longs ou plus volumineux qui sont livrés selon un échéancier jalonné, ou par pièce. Au lieu de facturer les travaux au client à la livraison finale, ce dernier convient de recevoir une facture à certaines étapes du projet, par exemple, lorsque 25 %, 50 % et 100 % du projet sont complétés et livrés.
  • Les services fournis sur une période continue, où le client reçoit une facture pour une période donnée, par exemple, par mois d'utilisation.

Quels sont les avantages du calcul au prorata?

Les abonnements sont un modèle d'affaires de plus en plus utilisé pour les services, car ils permettent de générer un flux de revenus récurrent plus prévisible que la facturation unique. Les clients ont aussi l'impression de ne pas avoir à débourser un montant substantiel en une seule fois, ce qui facilite les ventes.La facturation proportionnelle permet aux clients d'optimiser leurs déboursés et de ne payer que pour la période où ils ont bénéficié du service. De plus, les abonnements tendent à mieux fidéliser la clientèle qui s'habitue au service et pour qui il est plus facile de conserver un abonnement que de se mettre en quête d'un nouveau fournisseur.Le calcul au prorata des livraisons permet aux clients de ne payer que pour les produits ou services reçus. De plus, ils disposent d'un levier puissant pour rectifier le tir avec leurs fournisseurs si la qualité n'est pas à la hauteur de leurs attentes ou que des ajustements sont nécessaires.La facturation progressive permet à l'entreprise d'accepter de plus gros mandats et de se faire payer au fur et à mesure que les travaux avancent.

Comment faire un calcul au prorata?

Le calcul au prorata est généralement une simple règle de trois qui est fondée sur la date, le taux horaire ou unitaire et le temps passé ou le pourcentage complété.La formule de base est la suivante :Prix au prorata = Prix x (Nombre d'occurrences restant dans le cycle de facturation/Nombre d'occurrences totales dans le cycle de facturation)Le cycle de facturation est établi selon la date d'achat, la date d'effet ou le jour de facturation, selon la nature du service et les conditions stipulées.Le nombre d'occurrences peut être le nombre de jours, d'heures, d'activités ou toute autre unité de mesure. Si vous travaillez dans un gymnase, les occurrences pourraient être le nombre de fois que les abonnés utilisent un service ou assistent à une séance.

Exemple 1 :

Vous avez convenu de facturer le client une fois que 50 % des travaux sont terminés, et à la toute fin du projet. Le montant total du projet est établi à 1 000 $ CA.Lorsque vous livrez la première partie, soit 50 %, la facture s'élève donc à 1 000 x 50 % = 500 $ CA. Une fois que la deuxième partie du projet est livrée, vous envoyez une deuxième facture de 500 $ CA, ce qui fait un total de 1 000 $ CA.

Exemple 2 :

Votre client a souscrit un abonnement mensuel de 25 $ CA à votre contenu en ligne. L'abonnement est facturé chaque premier jour du mois. Si votre client s'est abonné le 15 et que vos conditions le stipulent, il aura droit à une facture proportionnelle à la durée de son abonnement pour le mois en question.Le calcul au prorata serait donc le suivant : 25/30 jours = 0,83 par jour, 0,83 x 15 jours = 12,50 $ CA pour le premier mois d'abonnement.

Exemple 3 :

Vous êtes entrepreneur en rénovation et vous avez conclu un contrat avec un client pour la réfection de son plancher de 2 000 pieds carrés. Le contrat mentionne qu'il recevra une facture lorsque 25 %, 50 % et 100 % des travaux seront terminés.Le taux est fixé à 25 $ CA par pied carré. Voici donc le calcul au prorata des différentes étapes de livraison.Première facture : 2 000 pieds carrés x 25 % = 500 pieds carrés. Lorsque ce premier jalon est atteint, vous facturez au client 25 x 500 = 12 500 $ CA.Deuxième facture : 2 000 pieds carrés x 25 % = 500 pieds carrés. Lorsque ce deuxième jalon est complété, vous facturez au client un 25 % supplémentaire, soit 25 x 500 = 12 500 $ CA.Dernière facture : 2 000 pieds carrés x 50 % = 1 000 pieds carrés. Lorsque ce dernier jalon et les travaux sont complétés, vous facturez au client le solde de 50 % restant, soit 25 x 1 000 = 25 000 $ CA.Vous recevrez donc un montant total de 50 000 $ CA pour le projet, soit 25 x 2 000.La plupart des principaux logiciels de facturation prennent en charge un ou plusieurs modèles de facturation proportionnelle, ce qui permet d'automatiser le calcul et la production de factures. Il est aussi possible d'utiliser un chiffrier Excel pour faciliter la tâche.La facturation proportionnelle et le calcul au prorata sont utiles pour pouvoir facturer des services et des taux horaires selon le temps réellement passé et l'état d'achèvement des travaux. Dans certains secteurs d'activité, c'est un mode de facturation privilégié par les clients et leurs fournisseurs.À lire également : Formation Excel : développez vos compétencesCet article a été rédigé à partir des renseignements disponibles au moment de sa rédaction. Puisque ces renseignements peuvent changer à tout moment, Indeed ne garantit pas leur exactitude. Veuillez contacter vos ressources locales pour obtenir les informations les plus récentes sur ce sujet.
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