Ce sont des mots-clés qui font le tour du monde des affaires. Le tableau de bord de gestion fait maintenant partie de la boîte à outils des dirigeants d'entreprise. Grâce à des technologies sophistiquées, il est désormais capable de faire la synthèse d'une quantité choisie de données clés et de vous permettre de suivre les indicateurs de rendement clés de la compagnie. Il sert notamment à surveiller l'état général des finances ou le rendement de l'exploitation.

Au-delà de leur fonction de rapport sophistiqué, ces instruments, bien montés, peuvent vous ouvrir la voie vers une prise de conscience de l'état de vos activités. Ces représentations visuelles peuvent aussi vous donner une vue globale pour prendre des décisions éclairées et garder le cap sur vos objectifs.

Outre un aperçu des grandes catégories de tableaux de gestion et de leur utilité, nous nous attardons plus bas sur la possibilité de les employer pour la gestion de vos effectifs et de leur rendement. Vous pourrez aussi apercevoir comment les utiliser pour la planification stratégique du recrutement.

Quelle est l'utilité d'un tableau de bord d'entreprise?

Selon les spécialistes de BDC Services-conseils, qui forment les propriétaires d'entreprise sur l'efficacité opérationnelle, l'utilité de l’outil que nous vous présentons va au-delà de la nécessité de mesurer des facteurs précis. L'information recueillie est utilisée au mieux si elle s'inscrit dans une perspective d'amélioration continue et de communication au sein de l'entreprise. Les indicateurs de rendement peuvent servir à soulever des enjeux à haute incidence et servir de points de départ à des discussions menant à des prises de décision stratégique ou tactique. Autrement dit, bien utilisés, les tableaux de bord mènent à des mesures et à des actions concrètes.

Le portrait extirpé de la mesure des indicateurs peut également être un outil de motivation pour l'entreprise en mettant de l'avant la stratégie et les objectifs ainsi que les principaux points à améliorer pour un meilleur rendement.

Les grandes catégories de tableau de bord

Le principe ici est de fournir une vue globale facile à consulter, généralement sous forme de graphique, fondée sur des données réelles. Il rassemble souvent les principaux indicateurs de rendement clés (IRC) déterminés par la direction : flux de trésorerie, marges bénéficiaires, revenus et dépenses. Néanmoins, vous pouvez bâtir des représentations décisionnelles et stratégiques qui afficheront des mesures portant sur le rendement des effectifs et les besoins en personnel. Celles-ci peuvent concerner le revenu par employé, le temps d'attente des appels entrants, le taux de roulement du personnel ou le taux d'absentéisme.

Ces mesures, qui peuvent être directement liées à l'efficacité du personnel et à la satisfaction de la clientèle, peuvent vous amener à prendre conscience de certaines lacunes ou de volets opérationnels ayant lieu d'être discutés, revus et améliorés.

Parmi les tableaux décisionnels circulent actuellement les trois grandes catégories suivantes :

  1. Les tableaux stratégiques sont destinés à la haute direction de l'entreprise. Ils peuvent contenir de l'information qui est de nature confidentielle ou réservée à certains échelons, les revenus par employé, par exemple, ou les échelles salariales.
  2. Les tableaux opérationnels touchent à un service déterminé. Ils servent à mesurer son efficacité ou son rendement. Il peut s'agir des coûts de formation, du taux de succès des campagnes de recrutement ou du nombre d'accidents de travail.
  3. Le tableau budgétaire vous permet de constater les écarts entre les prévisions et la réalité pour en cerner les raisons, et pouvoir prendre les décisions qui s'imposent.

L'Industrie 4.0, ou les technologies d'intelligence d'entreprise, permet aujourd'hui d'automatiser la collecte et l'analyse des données pour les afficher directement en temps réel à partir de l'équipement, des transactions ou des machines.

Le tableau de bord pour contrer les difficultés de recrutement

Vous trouvez-vous dans un marché où sévit une pénurie de main-d'œuvre? Les portraits d’indicateurs de rendement des ressources humaines peuvent s'avérer un outil décisionnel clé pour optimiser le recrutement et la rétention du personnel en fonction de vos indicateurs clés de rendement. Le défi est de taille pour de nombreuses entreprises, en particulier depuis la pandémie. En effet, plusieurs secteurs de l'économie canadienne sont désormais touchés par le haut taux d'insatisfaction, des grèves et le départ en masse des salariés, notamment la fabrication, les services alimentaires, les soins infirmiers, le tourisme et la construction. En 2021 au Canada, 36 % des cols bleus ont démissionné ainsi que 21 % des cols blancs, selon les données de Randstad.

Piloter ses effectifs

Le pilotage des effectifs consiste à rechercher l'équilibre constant entre les ressources disponibles et les besoins en compétences pendant une période définie. Mais il peut également impliquer l'élaboration de plans d'action stratégiques pour améliorer le taux de satisfaction du personnel, accroître la rétention ou combler certaines lacunes en matière d'inclusion et de diversité.

L'Université Dalhousie en partenariat avec le Centre canadien pour la diversité et l'inclusion (CCDI) a mené une étude sur le sujet en 2019. La conclusion est que la grande majorité des dirigeants principaux (91 %) indique que favoriser la diversité et l'inclusion (DI) est une mission à laquelle ils attachent de la valeur et à laquelle ils sont engagés. Malgré cet engagement à promouvoir la DI en tant que stratégie d'affaires, seulement 73 % d'entre eux indiquent qu'ils mettent l'accent sur la DI dans leurs stratégies d'affaires. Et ce sont uniquement 68 % qui confirment qu'ils communiquent souvent avec leurs employés au sujet de la DI.

  • Dans sa version la plus simple, le tableau peut montrer un graphique de la masse salariale ou du total des effectifs par service. Vous pourriez aussi constater la répartition de vos employés par genre, la pyramide des âges ou l'écart salarial entre les hommes et les femmes.
  • Un portrait du taux de roulement du personnel ou du manque d'effectifs dans certains secteurs de l'entreprise vous permet de cibler les discussions et les mesures à prendre en priorité.
  • La version dynamique de la représentation en matière de ressources humaines pourrait montrer les écarts de formation, les résultats de vos sondages internes auprès des employés ou les dépenses engagées pour la formation comparativement aux budgets prévus.

Selon une enquête menée en 2017 par la Society for Human Resource Management (SHRM)*, près de 70 % des travailleurs restent chez leur employeur pendant plus de trois ans après avoir participé à un excellent programme d'intégration et de formation. Les indicateurs en ce sens prennent alors tout leur sens.

Le tableau de bord des ressources humaines peut de ce fait devenir un atout important pour atteindre vos objectifs en matière d'emploi, de recrutement et de rétention du personnel. Il vous permet de faire le point avec vos gestionnaires de talent et contribue à instaurer un climat de discussion et d'amélioration continue fondé sur des données actuelles.

* Article(s) en anglais