Beaucoup de travail et de planification entrent en jeu dans votre processus de recrutement, du repérage des candidats aux entrevues, en passant par la lecture des CV. Maintenir un suivi de chaque étape et des nombreux candidats peut s'avérer accablant, surtout lorsque vous recrutez pour plusieurs postes. En effet, pour les grandes entreprises, effectuer une embauche nécessite en moyenne 94 candidats*, alors que certains postes requièrent le double. Supposez que votre entreprise souhaite pourvoir 100 postes et que l'on compte 94 candidats par poste, cela donne un total de 9 400 candidatures à traiter pour atteindre votre objectif. Comment ne pas perdre le fil?

C'est là que le logiciel de gestion des candidatures intervient. En quoi consiste cet outil? Comment fonctionne-t-il? Nous détaillons ici le rôle d'un logiciel de gestion des candidatures dans le recrutement, les raisons pour lesquelles vous devriez en faire usage et la façon dont vous pourrez déterminer quel logiciel de gestion des candidatures vous conviendra.

En quoi consiste un logiciel de gestion des candidatures?

Un logiciel de gestion des candidatures, ou ATS (Applicant Tracking System), est un outil qui permet à votre entreprise de suivre et de mesurer chaque étape de son processus de recrutement. Cet outil recueille et stocke des renseignements sur vos candidats, comme la provenance de leur candidature et l'étape à laquelle ils se trouvent dans la procédure de candidature. 

Les logiciels de gestion des candidatures modernes sont plus qu'une feuille de calcul améliorée. En effet, les logiciels de gestion des candidatures d'aujourd'hui comprennent des solutions de recrutement de bout en bout, comme des outils de planification, un logiciel de gestion des interactions avec les candidats (CRM: candidate relationship management) ou encore une intégration harmonieuse au logiciel de gestion des ressources humaines (HRIS: human resource information system). 

Comment fonctionne un ATS?

Lorsqu'un candidat postule à une offre d'emploi, ses renseignements sont téléchargés dans la base de données de votre ATS. Il s'agit généralement de détails comme ses coordonnées, ses compétences ou encore son CV. 

Votre équipe de recrutement peut utiliser ce logiciel pour examiner des CV, envoyer des messages automatisés aux candidats, planifier des entrevues, envoyer des documents d'embauche et bien plus encore, selon les fonctionnalités et les capacités offertes par votre fournisseur d'ATS.

Admettons que vous recrutiez pour un poste de graphiste. Tout d'abord, vous créez la description du poste en utilisant votre ATS pour publier l'offre d'emploi automatiquement sur des sites d'emploi et d'autres canaux. À mesure que des candidatures affluent, vous recherchez et triez les nouveaux candidats. Vous pouvez faire de même avec les anciens candidats qui ont été enregistrés dans la base de données de votre ATS afin de créer votre première sélection. Sachant que ce poste requiert des compétences en graphisme, vous créez un filtre de recherche pour trouver des candidats possédant ces compétences précises. 

Une fois que vous avez créé votre sélection, vous configurez les courriels automatisés par l'ATS qui inviteront les candidats à prendre part à une évaluation en ligne. Non seulement cette automatisation vous fait gagner du temps, mais en plus, vous pouvez faire le suivi de chaque échange avec un candidat.

Un ATS permet de simplifier le processus de recrutement

Par la suite, vos gestionnaires du recrutement peuvent utiliser l'ATS pour cibler les candidats qui passent la phase de présélection initiale et sélectionner des plages horaires pour les entrevues. Plusieurs logiciels de gestion des candidatures sont dotés d'outils de planification automatique ou d'interfaces qui permettent aux candidats de se connecter et de sélectionner des horaires d'entrevues, de gérer des documents et de consulter leur statut. 

Supposons que vous constatez qu'un candidat prometteur n'a pas encore sélectionné de créneau pour son entrevue. Vous prenez donc note de le relancer. Comme de nombreuses tâches manuelles fastidieuses ont été automatisées, vous avez maintenant le temps de faire des recherches sur ce candidat et de le contacter de manière personnalisée. 

Au fil des entrevues, l'équipe de recrutement peut laisser des notes et des évaluations pour chaque candidat dans l'ATS auxquelles l'équipe peut se référer pour sa décision finale. Il ne vous reste plus qu'à offrir le poste au meilleur talent! 

En plus d'un courriel de bienvenue de l'équipe, votre nouvel employé reçoit automatiquement les documents d'embauche et les informations relatives à la paie dans sa boîte de réception, et ce, grâce à l'intégration de l'ATS au logiciel de gestion des ressources humaines.

Pourquoi devrais-je utiliser un ATS durant mon recrutement?

Comme l'a montré le précédent scénario, utiliser un ATS pour recruter offre de nombreux avantages.

Tout d'abord, il vous permet de gagner du temps. Non seulement un ATS rend votre bassin de candidats facilement accessible dans une base de données organisée et consultable, mais il comprend également des fonctionnalités qui automatisent des tâches manuelles. Les recruteurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée, comme la communication personnalisée et l'établissement de relations. 

Deuxièmement, il vous aide à recruter plus efficacement. La collaboration et la communication au sein de votre entreprise sont simplifiées avec un ATS centralisé. Des analyses robustes montrent à votre équipe de recrutement quelles sont les sources les plus fructueuses, combien de temps les candidats mettent à aller jusqu'au bout de la procédure et vous donnent d'autres mesures détaillées qui peuvent rendre votre processus de recrutement encore plus efficace.

Troisièmement, il améliore l'expérience du candidat. Un ATS vous permet de rester au courant de l'état de chaque candidat au sein du processus de recrutement. Ce suivi minimise le « trou noir », phénomène qui qualifie le fait pour les candidats de ne pas recevoir de nouvelles des employeurs. Les outils de gestion des interactions avec les candidats, élément clé de votre ATS, aident les recruteurs à maintenir un suivi en temps opportun et à établir des relations avec les clients.

Comment puis-je déterminer quel ATS me convient?

Le marché offre tant de possibilités que choisir le meilleur ATS pour votre entreprise peut sembler difficile. Par où commencer?

Pour déterminer les fonctionnalités et les possibilités qui conviendront le mieux à votre équipe, il est important de comprendre les tenants et aboutissants de votre propre processus de recrutement, y compris vos points faibles. Assurez-vous que les solutions que vous choisissez peuvent facilement s'intégrer à votre plateforme de ressources humaines (comme votre logiciel de gestion des ressources humaines et votre système de paie) et déterminez quel type d'investissement dans un ATS s'aligne de manière réaliste avec votre budget de recrutement*.

Une fois que vous avez choisi l'ATS qui vous convient, ce dernier devient un outil important pour la gestion de votre bassin de candidats afin de vous permettre de trouver rapidement et efficacement votre prochaine perle rare.

* Article(s) en anglais