Voici le scénario : vos annonces génèrent du trafic et les chercheurs d'emploi postulent. Pourtant, vous passez à côté des meilleurs talents, car cela prend des semaines, voire plus, pour passer de la candidature à l'entrevue, puis de l'entrevue à l'embauche. 

Ce « trou noir » est un phénomène courant, en particulier lorsque le service des ressources humaines est débordé. Parallèlement, ces délais prolongés peuvent entraver votre recherche et vous faire passer à côté de la recrue idéale : 23 % des professionnels perdent leur intérêt pour un poste s'ils n'ont pas de nouvelles d'un employeur au cours de la semaine qui suit l'envoi de leur candidature. Après deux semaines, ce chiffre atteint les 69 %*. 

Certes, les équipes de recrutement veulent être certaines de repérer les candidats les plus pertinents. Il n'en reste pas moins vrai que prolonger à l'excès la phase de recherche peut poser un autre problème : les meilleurs talents seront embauchés par d'autres entreprises plus rapides.

Il ne s'agit pas seulement de passer à côté d'un candidat. Des sites tels que Glassdoor et Indeed collectent volontiers les avis des candidats. De nombreux candidats ayant attendu des semaines, ou même des mois, un retour concernant un poste (ou bien qui n'ont jamais reçu de réponse à la suite de l'entrevue) pourraient avoir un point de vue péjoratif à partager compte tenu de leur expérience de candidat. Cela pourrait ternir votre marque employeur et se répercuter d'autant plus sur votre recrutement. 

Repérez des candidats cibles plus rapidement

L'intégration d'évaluations ou d'outils de présélection dès le début de la procédure de candidature peut aider à réduire au moins en partie ce délai*. En éliminant les candidats les moins pertinents le plus tôt possible, les responsables du recrutement peuvent se concentrer sur un bassin restreint de talents plus intéressants, ce qui leur permet de cibler plus rapidement et plus facilement les potentielles recrues. Ensuite, assurez-vous de communiquer le plus vite possible avec les meilleurs candidats : n'attendez pas d'avoir réuni un certain nombre de personnes admissibles à une entrevue. Cette attente prolongerait les délais et vos candidats finiraient par être absorbés par ledit « trou noir ».

Si votre équipe utilise déjà la présélection, mais qu'elle éprouve des difficultés à accélérer les échanges avec les candidats et le recrutement, il pourrait être utile de repenser le type et le nombre de questions ou d'étapes de présélection de votre processus de candidature. Si vous posez trop de questions, même les candidats les plus pertinents pourraient s'arrêter là. Si vos questions manquent de pertinence, cela aura des conséquences négatives sur le tri et la présélection.

Par exemple, si votre poste vacant requiert une compétence ou un diplôme en particulier, proposez une question de présélection qui permet de confirmer qu'un candidat satisfait à ce critère. En filtrant les candidats, vous écarterez immédiatement ceux qui n'ont pas les compétences requises. Vous n'aurez donc pas à examiner des candidatures qui ne répondent pas à vos attentes minimales. À l'inverse, certains employeurs mentionnent parfois des compétences souhaitables comme étant essentielles. Cela peut décourager des personnes qualifiées qui renonceront alors à postuler. Afin d'optimiser le recrutement, les descriptions de postes devraient privilégier les critères essentiels, tout en indiquant les critères d'importance moindre comme des compétences souhaitables.

De la même manière, assurez-vous de passer en revue les questions de présélection déjà existantes afin de vérifier qu'elles sont en conformité avec les prérequis actuels du poste. Par exemple, demander à un candidat s'il est disposé à voyager pourrait, à l'heure actuelle, ne pas être très pertinent et pourrait même décourager certains talents de postuler. Dans l'idéal, simplifiez les questions de présélection de façon à ce qu'elles ne concernent que les points cruciaux pour le poste. Une fois les candidatures reçues, les responsables du recrutement pourront se concentrer sur les candidats qui correspondent le mieux à ces prérequis et ainsi consacrer davantage de temps à ces candidats.

Automatisez l'expérience du candidat  

L'intégration d'évaluations et de questions de présélection obligatoires avant l'entrevue peut aider à cibler les candidats à fort potentiel. D'un autre côté, les équipes des ressources humaines et du recrutement sont, là encore, sous pression face au manque de ressources et à la hausse de la demande : 61 % des professionnels des ressources humaines affirment que, depuis la pandémie, leurs fonctions se sont complexifiées. Outre le fait de devoir assumer plus de travail avec moins de ressources, beaucoup d'entre eux doivent créer de multiples sondages pour les employés, publier constamment des mises à jour relatives à l'entreprise et à la pandémie, et mettre à jour les systèmes de rémunération de leur entreprise pour les rendre plus concurrentiels. Pendant ce temps, les équipes de recrutement des talents doivent assumer la responsabilité anxiogène d'un recrutement de masse sur un marché toujours plus concurrentiel.


Maintenir un équilibre entre les candidats actifs et les candidats passifs

Une récente étude d'Indeed menée aux États-Unis a montré que les recruteurs passaient 80 % de leur temps de repérage à chercher manuellement des candidats passifs, alors que seuls 19 % de ces candidats finissaient par être embauchés*.

En effet, 81 % des embauches s'avéraient des candidats actifs, c'est-à-dire des personnes qui ont cherché des offres d'emploi sur Indeed et auxquelles elles ont postulé.

Source : Indeed, Balance the Art and Science of Recruiting With Indeed Hire, mai 2020.

Afin d'éliminer les tâches fastidieuses de leurs équipes, les responsables des ressources humaines ont commencé à intégrer davantage l'automatisation et l'intelligence artificielle à leurs processus. De nombreuses tâches répétitives peuvent être confiées à une machine, ce qui réduit le temps nécessaire et permet aux équipes des ressources humaines et du recrutement de consacrer leur temps à des tâches à forte valeur ajoutée qu'eux seuls peuvent effectuer. Les fonctions des ressources humaines pouvant facilement être automatisées incluent notamment les éléments ci-dessous. 

Évaluations et présélections 

Comme nous l'avons mentionné, les évaluations et la présélection préalables à l'entrevue permettent aux candidats à fort potentiel de se démarquer. Il est néanmoins possible d'élaborer et de mettre en œuvre ce processus sans passer par des étapes manuelles. En automatisant la présélection des candidats, les équipes peuvent définir des paramètres déterminant les destinataires d'une invitation à une évaluation. Tous les candidats doivent-ils la recevoir? Seuls ceux dont la candidature inclut certains titres de poste, ceux qui ont une expérience professionnelle précise? Ceux qui mentionnent certaines compétences ou certains diplômes dans leur CV? Ceux qui remplissent d'autres critères? 

En configurant ces éléments déclencheurs, il est plus aisé de faire avancer des candidats dans le processus, et ainsi de créer une expérience positive et fructueuse pour ceux-ci, tout en aidant les équipes à repérer les employés potentiels plus rapidement. 

Simplification des communications et de la planification

Plus que jamais, l'organisation des entrevues avec les candidats peut s'avérer complexe. Si votre entreprise souhaite réaliser des entrevues en présentiel, la planification de créneaux horaires permettant d'accueillir des candidats à distance peut prolonger considérablement les délais. Les entrevues en ligne peuvent également être difficiles à planifier, en particulier si les candidats travaillent à temps plein.

Afin de surmonter ces difficultés et bien d'autres, et pour réduire les échanges par courriel au strict minimum, de nombreux professionnels du recrutement adoptent des outils de planification automatisés. Plus besoin de demander aux candidats leurs disponibilités (ni d'indiquer le créneau disponible pour l'employeur en espérant que cela convient) : un outil qui gère la planification et l'interaction avec les candidats offre aux chercheurs d'emploi tout ce dont ils ont besoin pour réserver un créneau libre et obtenir confirmation du lieu et du déroulement de l'entrevue. L'outil de planification d'entrevues d'Indeed, par exemple, permet aux recruteurs de faire ce qui suit :

  • Automatiser la planification d'entrevue pour les candidats approuvés; 
  • Recevoir des confirmations et des réponses de la part des candidats;
  • Consulter la liste des entrevues à venir;
  • Mettre à jour ou modifier les renseignements concernant l'entrevue;
  • Annuler ou déplacer des entrevues;
  • Transmettre des commentaires après l'entrevue.

En plus de faciliter les échanges avec les candidats, la planification des entrevues et le partage de commentaires, le logiciel permet aux candidats de répondre par des messages aux invitations aux entrevues, confirmant ainsi leur disponibilité et évitant les absences aux rencontres.

L'automatisation du processus de planification présente un gain d'efficacité immédiat*. Cependant, si elle est mise en œuvre sans réflexion préalable, elle peut éliminer la touche humaine si indispensable du processus de recrutement. De plus, si les candidats ne savent pas comment utiliser les outils ou s'ils sont déroutés par des demandes inattendues d'informations personnelles, votre équipe pourrait faire mauvaise impression sans le vouloir. Cela peut avoir une incidence sur la façon dont les talents perçoivent votre marque et diminuer leur intérêt envers vos postes vacants.

Si votre équipe observe un taux de réponse plus faible que prévu en utilisant les outils de planification et de communication automatisés, envisagez des appels rapides de 10 à 15 minutes entre les gestionnaires du recrutement et les candidats. Cela peut aider votre équipe à gérer ce qui sera à prévoir dans les communications automatisées qui suivront, par exemple les vérifications de références, d'expériences, ou encore la planification des étapes à suivre.

Automatiser les processus de vérification des références

Inutile d'octroyer davantage de budget ou de ressources pour effectuer cette tâche fastidieuse qu'est la vérification des références. En rationalisant et en simplifiant le processus de sélection des candidats, une équipe peut accélérer le repérage de candidats adéquats et les interactions avec ceux-ci, évitant ainsi des délais importants.

Par conséquent, envisagez des moyens de faciliter la vérification des antécédents et des références. Votre équipe procède probablement déjà à la vérification des candidats finaux avant de faire des offres. Ce processus peut toutefois prendre entre 2 et 120 jours et retarder l'interaction avec les candidats ou la proposition d'une offre.

Pour accélérer cette tâche, de nombreuses équipes de recrutement intègrent des processus automatisés. La vérification en ligne des références permet, par exemple, de confirmer les renseignements fournis par le candidat à tout moment, où que l'on se trouve, sans avoir à échanger de vive voix avec les interlocuteurs concernés. 

L'automatisation de l'ensemble ou d'une partie du processus de vérification des antécédents peut permettre de faire d'une pierre deux coups : maintenir l'intérêt des candidats durant le processus de recrutement tout en éliminant une tâche chronophage. Si les candidats peuvent justifier par eux-mêmes de leur parcours par l'entremise de courriels et de formulaires en ligne, votre équipe pourra rayer cette tâche de sa liste tout en s'assurant qu'elle sera effectuée.

Faites preuve de transparence et de franchise

Il n'en reste que vous devez veiller à ce que vos offres d'emploi soient transparentes, authentiques et reflètent « la vie réelle » dans votre entreprise. En incluant des détails sur le poste, y compris des responsabilités bien définies, les besoins quotidiens et d'autres tâches essentielles, les candidats qui ne correspondent pas au profil recherché délaisseront probablement votre offre d'emploi pour une autre qui leur convient davantage.

De la même manière, n'ayez pas peur d'être direct. Même si, là encore, vous ne voulez pas d'une liste de compétences requises qui submerge les candidats potentiels, vous devez tout de même mentionner explicitement les prérequis dès le départ. Si vous avez besoin d'une infirmière spécialisée en obstétrique certifiée parce qu'elle devra gérer une équipe ou superviser les cas les plus critiques, dites-le. Si un spécialiste en marketing numérique doit avoir de l'expérience dans le domaine du paiement au clic dans l'environnement des réseaux sociaux parce qu'il supervisera des millions de dollars de budgets de paiements au clic, dites-le et indiquez que seuls les candidats répondant à ces critères seront pris en considération. 

Accélérez votre processus de recrutement 

C'est, là encore, un défi courant : les équipes reçoivent des CV à profusion et il faut du temps pour faire le tri et cibler les candidats pertinents. 

Plus les délais entre les interactions avec les candidats s'allongent, plus une entreprise sera susceptible de perdre les meilleurs talents*. Cela peut obliger les entreprises à consacrer davantage de temps et de ressources (y compris financières) pour pourvoir les postes vacants. Des délais trop importants peuvent même contraindre une équipe de recrutement à recommencer l'ensemble du processus des semaines, voire des mois, plus tard, lorsque le bassin initial de talents n'est plus disponible.

Cela étant dit, il ne doit pas nécessairement en être ainsi. En prenant conscience de ce « trou noir » des ressources humaines et en mettant en place des mesures pour l'atténuer, votre entreprise peut accélérer le recrutement et l'embauche tout en améliorant l'expérience des candidats et en attirant encore plus de talents d'exception. 

* Article(s) en anglais